Garantizar que la información correcta se comunique a las personas adecuadas en cada etapa de la ejecución del proyecto implica no solo saber qué decir, sino también cuándo y con qué frecuencia. Y saber cuándo hablar y cuándo escuchar. Una sólida gestión de la comunicación puede ayudar.
Planificar las comunicaciones.
Establezca expectativas y procedimientos desde el principio para que todo su equipo sepa cómo deben recibir y enviar información. Su plan de comunicación debe documentar los requisitos de comunicación a lo largo de la vida de un proyecto para que todas las partes interesadas estén en la misma página. Algunos de estos requisitos incluyen:
- Cadencia. ¿Con qué frecuencia se enviarán las actualizaciones?
- Audiencia. ¿A quién se enviarán las comunicaciones del proyecto? ¿Hay diferentes grupos para diferentes tipos de comunicaciones?
- Objetivo. ¿Se enviarán informes de progreso en cada hito? ¿Se compartirán las solicitudes de cambio con todas las partes interesadas?
- Canal. ¿Qué canales (correo electrónico, Slack, videoconferencia, etc.) se utilizarán para qué comunicaciones?
Gestionar las comunicaciones.
Una vez que todas las partes interesadas estén de acuerdo con el plan de comunicaciones, el gerente del proyecto debe asegurarse de que las comunicaciones sigan esas pautas. El plan debe verse como un documento vivo a lo largo de la vida de un proyecto, pero cualquier cambio debe comunicarse al equipo del proyecto.
Controlar las comunicaciones.
No todas las partes interesadas encuentran relevancia en cada detalle del proyecto, por lo tanto, solo incluya a las partes interesadas en las comunicaciones cuando sea necesario. Cree subgrupos de partes interesadas y decida qué tipos de comunicaciones necesita recibir cada uno: estado del proyecto, rendimiento del proyecto, riesgos, costos y otros.
El control efectivo de la comunicación agiliza la gestión de proyectos y evita que los líderes de proyectos y los miembros del equipo se distraigan con información irrelevante.
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