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Proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos describe la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Además, también cubre el campo profesional de la Gestión de Proyectos, que incluye una revista internacional, un instituto sin fines de lucro y un organismo de certificación.

En los negocios y la industria, los profesionales crean o asignan un proyecto con un objetivo específico, generalmente vinculado a las  metas de una organización . Un proyecto puede variar en extensión desde la creación y el lanzamiento de un producto completamente nuevo hasta una campaña de marketing dirigida o una sola presentación.

No importa el tamaño o el propósito, todos los proyectos comparten algunas cualidades comunes:

• Único : cada proyecto es único y discreto.
• De duración limitada : los proyectos son actividades funcionales transitorias o temporales, no permanentes.
• Centrado en objetivos : cada proyecto tiene un objetivo planificado, ya sea producir un producto, un servicio o un resultado específico.
• Medido : el éxito del proyecto se mide en términos de producción, resultado, valor o beneficios.
• Restringido : las restricciones del proyecto generalmente incluyen tiempo, alcance y costo.

Para llevar a cabo las diversas tareas requeridas para ejecutar un proyecto, un administrador de proyectos hábil y experimentado generalmente liderará un equipo y supervisará la planificación, adquisición, ejecución y cierre del proyecto.

Los gerentes de proyectos exitosos, bien versados ​​en los conceptos básicos de la gestión de proyectos y más allá, son extremadamente organizados, flexibles, hábiles para motivar y liderar equipos y solucionadores de problemas tenaces.

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Metodologías de gestión de proyectos.

Debido a que cada industria es diferente y cada proyecto es único, el campo de la gestión de proyectos ha desarrollado una serie de enfoques específicos para gestionar el trabajo.

Cada una de estas metodologías tiene un enfoque particular en la mejor manera de iniciar, planificar y ejecutar proyectos. El que elija dependerá del entorno de trabajo de su organización, los objetivos y valores del proyecto y la complejidad del trabajo.

Aquí hay una descripción general de las seis metodologías de gestión de proyectos más comunes  :

Ágil.

Agile está ganando popularidad como un enfoque más iterativo o orientado al cambio para la gestión de proyectos. Como su nombre lo indica, Agile se posiciona como un sistema que se presta a una respuesta más rápida y la capacidad dinámica de adaptarse rápidamente a los cambios necesarios o las correcciones de rumbo.

El enfoque Agile tiende a adoptar una perspectiva más centrada en las personas, implementando fases cortas e iterativas llamadas  sprints  que se basan en comentarios continuos que remodelan y refinan continuamente la ruta del proyecto.

El éxito de Agile en el ámbito del desarrollo de software ha llevado a su rápido aumento en la adopción en marketing. Los equipos creativos y de marketing impulsados ​​por Agile indican que los libera de los interminables ciclos de desarrollo que a menudo ocurren con las metodologías de gestión de tareas más tradicionales, al tiempo que les da un impulso a su creatividad.

Kanbán.

Al igual que con la mayoría de las metodologías ágiles, Kanban está diseñado para hacer que los equipos funcionen mejor, y cualquier cosa que no funcione para su grupo en particular debería cambiarse.

Cuando lo utilizan los equipos de desarrollo, Kanban presenta una gran acumulación (lista) de  historias de usuarios  que deben abordarse. Los dueños de negocios/partes interesadas son responsables de mantener y priorizar religiosamente esa lista porque es la única fuente de trabajo para los desarrolladores.

Cuando un miembro del equipo está listo para trabajar en una nueva historia, la extrae del trabajo pendiente y la coloca en la columna «En progreso» en el  tablero Kanban . A medida que avanza el proyecto, se mueve a través del tablero hasta que se completa. El (los) miembro (s) del equipo que maneja ese proyecto no debe comenzar con nada más del trabajo pendiente hasta que su proyecto actual esté completo.

Obtenga más información sobre  Kanban .

Cascada.

Waterfall ha evolucionado a partir de metodologías de gestión de trabajo más tradicionales, empleando un enfoque secuencial de arriba hacia abajo para la gestión de proyectos.

Al usar Waterfall, los gerentes de proyecto se esfuerzan por eliminar el riesgo y la incertidumbre describiendo todos los pasos de un proyecto y definiendo su alcance, presupuesto y cronograma por adelantado.

Una de las bases de Waterfall es que invertir tiempo en las primeras etapas de un proyecto en el diseño y los requisitos adecuados finalmente reducirá el tiempo, el esfuerzo y los problemas futuros. Esto se logra principalmente al garantizar que una fase de un proyecto se complete con éxito al 100 por ciento antes de pasar a la siguiente.

Obtenga más información sobre  Cascada .

Melé.

Scrum es otro marco ágil que organiza proyectos en sprints, o períodos de tiempo muy definidos. Los equipos crean una acumulación de tareas que deben completarse en un sprint y planifican plazos realistas.

Durante el sprint,  se llevan a cabo reuniones diarias  en las que los miembros del equipo informan sobre lo que lograron el día anterior, lo que planean hacer ese día y cualquier obstáculo que pueda detenerlos. Al final del sprint, se lleva a cabo una reunión para revisar los logros.

Obtenga más información sobre  la metodología Scrum .

Seis Sigma.

Esta metodología común se centra en los rendimientos financieros de los proyectos y fomenta la toma de decisiones basada en datos. Las premisas de Six Sigma son:

1. Los proyectos son más exitosos cuando se reduce la variación en los procesos
2. Las características del proceso se pueden definir, controlar, medir y mejorar
3. El éxito depende de la aceptación de toda la organización

BLOG:

Industrias que dependen de la gestión de proyectos.

Será difícil encontrar un campo que no requiera cierto nivel de gestión de proyectos especializada. Las industrias que dependen en gran medida de la gestión de proyectos incluyen:

• Transporte e Infraestructura
• Tecnologías de la información
• Desarrollo de productos
• Construcción y edificación
• Finanzas
• Ley
• Servicios profesionales
• Marketing
• Agencias
• Cuidado de la salud
• Recursos humanos
• Equipos creativos

¿Cuándo se debe utilizar la gestión de proyectos?

La gestión formal de proyectos no es necesaria para todas las actividades. Un proyecto, a diferencia de las operaciones diarias o las tareas en curso, generalmente tiene un entregable, un objetivo, una estructura de equipo y un marco de tiempo específicos.

Cuando tu trabajo se ajusta a la definición de un proyecto.

Debe implementar una gestión de proyectos que inicie, planifique y controle una variedad de tareas si su trabajo:

• Producir algo nuevo o alterado, tangible o intangible.
• Tienen un lapso de tiempo finito con un comienzo y un final definidos.
• Probablemente sea complejo en términos de trabajo o grupos involucrados
• Requerir la gestión del cambio
• Requerir la gestión de riesgos

Cuando tu proyecto tiene objetivos claros.

Los objetivos de su proyecto pueden incluir:

• Salidas
• Resultados
• Beneficios
• Objetivos estratégicos

Cuando desea beneficios tangibles.

La gestión eficaz de proyectos puede ayudar a:

• Aumentar la probabilidad de lograr el resultado deseado
• Asegurar el uso eficiente y de mejor valor de los recursos
• Satisfacer las diferentes necesidades de las partes interesadas del proyecto.
• Aumentar la visibilidad del trabajo
• Proporcionar control de calidad y supervisión.

La falta de gestión de proyectos es arriesgada.

La gestión de proyectos no es una protección garantizada contra errores, obstáculos o condiciones cambiantes. Pero una gestión cuidadosa del proyecto puede prepararlo para abordar estos problemas y puede garantizar que tenga la información, el conocimiento, la flexibilidad y las habilidades de comunicación necesarias para mantenerse en el rumbo o cambiar cuando sea necesario.

Sin ningún tipo de gestión de proyectos estratégica o intencional, corre mucho más riesgo de salir mal en el camino, incluido el tiempo perdido, la pérdida de productividad, la comunicación deficiente, el costo, la redundancia, los silos de trabajo, el tiempo fuera de la tarea o la falla completa del proyecto.

Su papel como director de proyecto.

Cualquiera que sea su industria, su  función como gerente de proyectos  incluye la supervisión de los cinco procesos de la gestión de proyectos, que incluyen: iniciar, planificar, ejecutar, monitorear y cerrar o entregar un proyecto.

Tareas del puesto de jefe de proyecto.

Entre tus tareas específicas , tendrás:

• Desarrollar y comunicar un plan de trabajo efectivo basado en objetivos.
• Adquirir, asignar y administrar los recursos apropiados
• Establecer y  gestionar prioridades  y asignar plazos
• Navega y supera obstáculos imprevistos
• Entregar entregables de proyectos de calidad
• Cumplir con el cronograma y el presupuesto

Debe tener rasgos y habilidades.

Más allá de las habilidades requeridas, como la gestión del tiempo y la organización, hay varias  habilidades blandas clave  necesarias para ser un gerente de proyecto efectivo que no solo hace el trabajo, sino que también guía bien a un equipo y actúa como un líder confiable.

Para hacer su mejor trabajo e inspirar a otros, debe demostrar constantemente:

• Comodidad con el cambio constante
• Escucha activa e imparcial.
• Comunicación transparente
• Conciencia de sí mismo
• Disposición a aceptar críticas y mejorar.
• Una red externa bien mantenida
• Construcción de relaciones con su equipo y partes interesadas
• Gratitud
• Bien redondeado
• Aprendizaje continuo

Áreas de conocimiento de la gestión de proyectos.

Todo gerente de proyecto bien preparado no solo tiene una sólida comprensión de las siguientes  áreas de conocimiento de gestión de proyectos  , sino que también sabe cómo funcionan juntas las áreas. Una sólida comprensión de estas áreas de la industria, el conocimiento interpersonal y técnico garantizará funciones más fluidas, menos errores y equipos más felices.

Gestión del alcance.

El alcance de su proyecto se refiere a la cantidad total de trabajo que debe realizarse para entregar el producto, servicio o resultado prometido dentro de las especificaciones acordadas. Incluye todo lo que debe ir en un proyecto, así como lo que define su éxito.

La implementación de los siguientes  procesos de gestión del alcance del proyecto  requiere bastante esfuerzo, pero a la larga, le ahorrarán tiempo, dinero y dolores de cabeza. Sin un plan integral de gestión del alcance del proyecto, es muy probable que su equipo esté haciendo un trabajo innecesario, tal vez incluso perdiendo el tiempo pensando en lo que deberían hacer a continuación.

• Planifique su alcance.  Recopile información de todas las partes interesadas y luego documente cómo definirá, administrará, validará y controlará el alcance del proyecto.
• Recoger requisitos.  Documente exactamente lo que quieren las partes interesadas y cómo gestionará sus expectativas.
• Defina su alcance.  Cree una declaración de qué tareas específicas están y no están incluidas en el proyecto.
• Escriba el alcance del proyecto. Explique exactamente lo que se entregará al final del proyecto y describa los parámetros del trabajo a realizar .
• Cree una estructura de desglose del trabajo (WBS).  Desglose todo el proyecto en tareas individuales más pequeñas con entregables claramente definidos.

• Valide su alcance.  Reciba una revisión y aprobación completas de la(s) parte(s) correspondiente(s).
• Controle su alcance.  Supervise el estado del proyecto de principio a fin, asegurando la ejecución adecuada y ajustando según sea necesario.

Un buen plan de gestión del alcance implica una comunicación abierta entre todas las partes interesadas y los miembros del equipo involucrados en un proyecto, lo que genera menos sorpresas o falta de comunicación en todo momento. Cuando todos saben y entienden exactamente en qué consiste el trabajo, pueden concentrarse más fácilmente en los entregables correctos.

Manejo de integración.

Cuando su proyecto se completa en diferentes departamentos, cada uno con sus propios procesos y metodologías, se requiere una gran coordinación para lograr que los departamentos colaboren entre sí, se comuniquen bien y hagan los compromisos necesarios.

Antes de implementar  prácticas de gestión de integración  , obtenga una comprensión clara de los sistemas, procesos y metodologías actuales utilizados por cada equipo en el proyecto.

A medida que avanzan los proyectos, hay seis pasos e hitos principales con los entregables correspondientes.

1. Desarrollar una carta del proyecto. El patrocinador del proyecto o el director del proyecto redacta este documento de alto nivel que describe las funciones, las responsabilidades, los objetivos, los entregables y otorga al director del proyecto la autoridad para ejecutar el proyecto.
2. Escriba la declaración de alcance.  Describa el marco para todas las tareas, equipos para ejecutar y entregables.
3. Desarrollar un plan de gestión del proyecto.  Reúna todos los planes del proyecto en este único documento con objetivos, presupuesto, riesgos, alcance, WBS, plan de gestión de partes interesadas y  plan de gestión de cambios .
4. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.  Durante el proyecto, administre sus recursos, ejecute, cree cambios cuando sea necesario y revise el rendimiento con respecto a los objetivos.
5. Realizar el control de cambios integrado.  Solicite y documente oficialmente cualquier cambio para mantener el alcance del proyecto bajo control.
6. Cerrar proyecto o fase.  Concluya revisando, evaluando, documentando los hallazgos y entregando los entregables.

Su función como gerente de proyecto será formar una estrategia cohesiva que reúna a varios equipos y los ayude a trabajar juntos sin problemas. Coordinará varios procesos, alineará objetivos, equilibrará solicitudes en competencia, hará concesiones y encontrará alternativas adecuadas para mantener el proyecto en marcha.

Administración de recursos.

La administración de recursos es el esfuerzo combinado de administrar y asignar los recursos de su organización, como los miembros del equipo, los presupuestos y la capacidad. La gestión exitosa  de los recursos  depende de tres capacidades principales:

1. Perspectivas.  Información granular sobre en qué está trabajando la gente y cuánto tiempo lleva cada tarea.
2. Prioridades.  Prioridades claramente articuladas y expectativas del proyecto compartidas en toda la organización.
3. Seguimiento.  Seguimiento en tiempo real y actualizaciones de estado durante todo el ciclo de vida del proyecto.

La gestión eficaz de los recursos permite a su equipo centrarse en el trabajo adecuado en el momento adecuado. Este proceso ocurre en dos fases principales:

Planeación de recursos.

Desde un alto nivel, la planificación de recursos es el paso en el esquema del proyecto en el que identifica todos los recursos que serán necesarios para completar un proyecto determinado. No está asignando tareas específicas a nadie ni asignando un presupuesto, simplemente sentando las bases para lo que espera.

Querrá ver algunos  escenarios hipotéticos  para asegurarse de saber cómo se ven afectadas otras prioridades y  plazos . La planificación de recursos  lo ayuda a evitar presupuestos desperdiciados, oportunidades perdidas y falta de comunicación entre tareas y equipos.

Programación de recursos.

Durante la fase de programación, compara las necesidades de recursos con la disponibilidad de recursos. Revisa los recursos previstos (tiempo, presupuesto y habilidades) y determina dónde se superponen con la carga de trabajo actual de su equipo.

Utilice la información sobre disponibilidad para realizar asignaciones en función de las capacidades de los miembros del equipo. Es importante recordar que diferentes personas tienen diferentes habilidades.

La programación de tareas en función de las fortalezas individuales ayuda a mejorar las tasas de entrega de proyectos. Además, cuando las personas están haciendo un trabajo en el que son buenas, por lo general están más felices y comprometidas.

Aún más beneficios de una buena gestión de recursos:

• Maximizando la eficiencia de su equipo
• Mejorar la moral del equipo
• Informes precisos, información y visibilidad

Dirección de Procuración.

Cuando su proyecto requiera que los productos o servicios comprados se incorporen al trabajo, pasará por el proceso de su organización para asegurar lo que necesita, ya sea en forma de bienes/servicios estándar, bienes/servicios personalizados o consultas profesionales.

Por ejemplo, su proyecto puede requerir que compre repuestos, alquile equipos grandes o obtenga servicios legales o de diseño.

Es posible que tenga un equipo de adquisiciones que lo ayude a manejar las ofertas, las compras y el papeleo, pero su trabajo aún implicará administrar y supervisar las adquisiciones necesarias e incorporarlas como componentes del proyecto.

Al comprar o contratar, deberá tener en cuenta lo siguiente y  planificar las adquisiciones  dentro del alcance de su proyecto:

• El costo/beneficio de comprar lo que necesita en lugar de obtenerlo internamente
• Ya sea para alquilar, arrendar o comprar
• ¿Quién es la parte que otorga la aprobación para cada contratación?
• ¿Cómo encaja cada adquisición en su presupuesto general?
• ¿Cómo afectarán las fechas de entrega de bienes, servicios o consultas a su cronograma general?
• ¿Cómo medirá la calidad de los bienes o servicios recibidos?
• ¿Cuáles son los requisitos del contrato para compras externas?
• ¿Cómo identificará a los proveedores potenciales y seleccionará uno?
• ¿Habrá un proceso de licitación competitivo? ¿Qué criterios determinarán la oferta ganadora?

Manejo de costos.

Mantener su proyecto dentro del presupuesto implica un proceso de administración de costos de cuatro partes   para ayudarlo a establecer un presupuesto, monitorear y pronosticar costos.

Planeación de recursos.

La planificación de recursos analiza específicamente los costos asociados con la asignación y programación de cada recurso. Debido a la complejidad de este proceso, una estructura de desglose del trabajo (EDT) puede ayudar a simplificar y brindar claridad. Identifique qué recursos se utilizarán para completar cada elemento de la EDT y determine los costos asociados.

Estimación de costos.

La estimación de costos es el proceso continuo de aproximar los costos asociados con cada uno de los recursos requeridos para todas las actividades programadas. Los gerentes de proyecto deben repetir las estimaciones de costos cada vez que cambia el alcance del proyecto o se aprueban las solicitudes de cambio. Estas estimaciones brindan una suma de todos los costos involucrados en la finalización exitosa de un proyecto, desde el inicio hasta la finalización.

Presupuesto de gastos.

En su presupuesto de costos usted:

1. Combine las estimaciones de costos de actividades individuales en un costo total del proyecto
2. Establecer el momento de los costos.
3. Medir el progreso del proyecto contra los costos de referencia aproximados

Estos presupuestos deben tener en cuenta todo, desde los costos de mano de obra directa hasta los costos de materiales, costos de fábrica, costos de equipos, costos administrativos y costos de software.

control de costos

El control de los costos del proyecto requiere ser consciente de:

• El presupuesto original
• Costos aprobados
• Costos previstos
• Costes reales
• Costos comprometidos

En casos de cambios en el alcance o riesgos imprevistos, el director del proyecto deberá revisar el nivel de impacto y tomar las medidas correctivas necesarias.

Gestión de la calidad.

La calidad no es algo que se mide sólo al final de un proyecto. Hacer un balance continuo de la calidad de todas las actividades significa que un gerente de proyecto puede tomar medidas correctivas cuando sea necesario para garantizar que se logre la calidad deseada.

El proceso de  gestión de la calidad  ayuda a controlar el costo de un proyecto, establece estándares y determina los pasos para lograr y confirmar esos estándares. También reduce el riesgo de fallas en el producto o clientes insatisfechos e insatisfechos.

Planeación de calidad.

Un buen plan de gestión de la calidad comienza con una definición clara del objetivo del proyecto.

• ¿Qué se supone que debe lograr el producto o entregable?
• Cómo se ve?
• ¿Qué se supone que haga?
• ¿Cómo se mide la satisfacción del cliente?
• ¿Cómo se determina si el proyecto fue exitoso o no?

Responder a estas y otras preguntas lo ayudará a identificar y definir los requisitos de calidad, lo que le permitirá discutir el enfoque y los planes necesarios para lograr esos objetivos. Esto incluye:

• Evaluación de los riesgos para el éxito
• Estableciendo altos estándares
• Documentando todo
• Definición de los métodos y pruebas para lograr, controlar, predecir y verificar el éxito

Asegúrese de incluir tareas de gestión de calidad en el plan del proyecto y delegue estas tareas a grupos de trabajo y/o personas que informarán y realizarán un seguimiento de las métricas de calidad.

Seguro de calidad.

Las pruebas de control de calidad utilizan un sistema de métricas para determinar si el plan de calidad avanza o no de manera aceptable.

Mediante el uso de métricas tanto cualitativas como cuantitativas, puede medir de manera efectiva la calidad del proyecto con la satisfacción del cliente. Estas pruebas, o auditorías de calidad, lo ayudarán a predecir y verificar el logro de los objetivos e identificar la necesidad de acciones correctivas.

Además, las pruebas de control de calidad lo ayudarán a asignar métricas de calidad a objetivos de calidad, lo que le permitirá informar sobre el estado de la calidad en reuniones periódicas de revisión de proyectos.

Control de calidad.

Mientras que la garantía de calidad ocurre antes de que se identifique un problema, el control de calidad responde a un problema existente. El control de calidad supervisa los resultados específicos del proyecto y determina el cumplimiento de las normas aplicables. También identifica los factores de riesgo y mitigación del proyecto, mientras busca formas de prevenir y eliminar el desempeño insatisfactorio.

Gestión del tiempo.

Más que solo entregar a tiempo al final,  la gestión del tiempo del proyecto  es un proceso continuo que afecta directamente la calidad, el alcance y el costo de un proyecto.

Los procesos de gestión del tiempo proporcionan un marco para desarrollar una secuencia de actividades, duraciones de actividades y estimaciones de recursos, así como para determinar cómo encajan en el plan general de gestión del proyecto.

Además de cumplir con los plazos cruciales, la gestión estratégica del tiempo tiene un impacto personal positivo en su equipo, promoviendo específicamente:

• Menos estrés
• Productividad incrementada
• menos errores
• Competencia mejorada
• Más oportunidades para futuros proyectos
• Cumplir con los objetivos presupuestarios
• Cumplir metas
• Mayor satisfacción

Gestión de la comunicación.

Garantizar que la información correcta se comunique a las personas adecuadas en cada etapa de la ejecución del proyecto implica no solo saber qué decir, sino también cuándo y con qué frecuencia. Y saber cuándo hablar y cuándo escuchar. Una sólida gestión de la comunicación puede ayudar.

Planificar las comunicaciones.

Establezca expectativas y procedimientos desde el principio para que todo su equipo sepa cómo deben recibir y enviar información. Su  plan de comunicación  debe documentar los requisitos de comunicación a lo largo de la vida de un proyecto para que todas las partes interesadas estén en la misma página. Algunos de estos requisitos incluyen:

• Cadencia. ¿Con qué frecuencia se enviarán las actualizaciones?
• Audiencia.  ¿A quién se enviarán las comunicaciones del proyecto? ¿Hay diferentes grupos para diferentes tipos de comunicaciones?
• Objetivo.  ¿Se enviarán informes de progreso en cada hito? ¿Se compartirán las solicitudes de cambio con todas las partes interesadas?
• Canal. ¿Qué canales (correo electrónico, Slack, videoconferencia, etc.) se utilizarán para qué comunicaciones?

Gestionar las comunicaciones.

Una vez que todas las partes interesadas estén de acuerdo con el plan de comunicaciones, el gerente del proyecto debe asegurarse de que las comunicaciones sigan esas pautas. El plan debe verse como un documento vivo a lo largo de la vida de un proyecto, pero cualquier cambio debe comunicarse al equipo del proyecto.

Controlar las comunicaciones.

No todas las partes interesadas encuentran relevancia en cada detalle del proyecto, por lo tanto, solo incluya a las partes interesadas en las comunicaciones cuando sea necesario. Cree subgrupos de partes interesadas y decida qué tipos de comunicaciones necesita recibir cada uno: estado del proyecto, rendimiento del proyecto, riesgos, costos y otros.

El control efectivo de la comunicación agiliza la gestión de proyectos y evita que los líderes de proyectos y los miembros del equipo se distraigan con información irrelevante.

Gestión de riesgos.

El riesgo es una parte inevitable de cada proyecto y debe tenerse en cuenta en todas las etapas de la gestión del proyecto. Un administrador de proyectos capacitado comprenderá los riesgos potenciales del proyecto y sus efectos, y los administrará para, en última instancia, mejorar las probabilidades de éxito del proyecto.

La gestión de riesgos  es el proceso que toma para mitigar el posible impacto negativo que los eventos imprevistos pueden tener en el costo, el cronograma u otros recursos de un proyecto. La gestión de riesgos se produce en 5 pasos:

1. Planificación de riesgos.  Documentar un  plan de gestión de riesgos  con un enfoque definido, que incluya cómo se identificarán y calificarán los riesgos y cómo se determinarán y asignarán las contingencias y sus dueños.
2. Identificación de riesgo.  Encuentre sus riesgos con una evaluación de identificación de riesgos.
3. Análisis de riesgo.  Realice un  análisis de riesgos tanto cualitativo como cuantitativo , luego ingrese sus datos en un Registro de riesgos.
4. Plan de respuesta a riesgos.  Forme una respuesta para cada amenaza y oportunidad identificada dentro del rango de su umbral de tolerancia al riesgo.
5. Seguimiento de riesgos.  Supervise los riesgos, ejecute los planes de respuesta y documente las amenazas y oportunidades posteriores que surgen durante el ciclo de vida del proyecto.

Iniciando tu proyecto.

Comenzar desde cero y comenzar su proyecto puede ser desalentador. Pero cuando se divide en los siguientes pasos y etapas, puede convertirse en una tarea mucho más factible.

Cómo comenzar la planificación del proyecto.

Un plan de proyecto  es un documento de gestión, preparado en las primeras etapas de un proyecto, y que sirve como hoja de ruta y herramienta de control para guiar el proyecto de principio a fin.

El plan en sí lo ayuda a ver si el proyecto es viable, si se entregará a tiempo y si es necesario y beneficioso.

Esencialmente, un plan de proyecto le mostrará a su lector:

¿Qué trabajo se requiere?

• Entregables (producto, servicio, beneficio)

¿Cómo se hará el trabajo?

• Actividades. Componentes de trabajo que deben ser entregados para completar el proyecto.
• Paquetes de trabajo. Agrupaciones de actividades con alcance, cronograma y costo definidos que cada persona es responsable de entregar.
• Reseñas. Puntos de control donde se evalúa un entregable o todo el proyecto frente a los objetivos comerciales.
• Interdependencias. Cuando un entregable solo se puede lograr cuando se completa otro entregable de un paquete de trabajo o proyecto diferente.
• Costo.

¿Quien hace que?

Planes de recursos (presentados en formato tabular)

¿Cuándo sucederá el trabajo?

• Cronograma del proyecto. ( Diagrama de Gantt )
• Etapas. Períodos de un proyecto cuando se realiza el trabajo
• Hitos. Grandes eventos con duración cero que normalmente representan el inicio de una etapa

Sepa quién está en su equipo.

Su función como gerente de proyecto es primordial para garantizar el éxito del proyecto, pero estará entre muchas otras personas que trabajarán bajo la misma estrategia y hacia el mismo objetivo. Algunos miembros adicionales de su equipo pueden incluir:

• Miembro del equipo de proyecto.  Colaboradores individuales y activos en una o más fases del proyecto.
• Patrocinador de proyecto.  Por lo general, un miembro de la alta gerencia con el que trabajará en estrecha colaboración en la planificación de alto nivel y que puede tomar decisiones comerciales clave y firmar aprobaciones.
• Patrocinador ejecutivo.  Un campeón de proyecto visible y de alto rango, y el máximo responsable de la toma de decisiones y otorgante de aprobación en todas las fases del proyecto.
• Analista de negocios.  Individuo que ayuda a garantizar que su proyecto agregue valor a la organización y puede ayudar con la documentación de los requisitos comerciales o las pruebas para validar los objetivos.

Fases de la gestión de proyectos.

Para brindarle una vista previa de cómo es probable que se desarrolle la mayoría de los proyectos, cada una de las siguientes  fases comunes de la gestión de proyectos  representa un grupo de procesos interrelacionados que deben llevarse a cabo, pero no necesariamente en un orden estrictamente secuencial.

Iniciación.

Esta fase consta de solo dos procesos: el acta de constitución del proyecto y el registro de partes interesadas. El punto es determinar la visión de su proyecto (lo que espera lograr) y obtener las aprobaciones de un patrocinador o entidad sancionadora.

Al establecer una visión clara y cohesiva, considere quién idealmente debería estar involucrado en dar vida al proyecto, luego describa y asegure los recursos que necesitará por adelantado. De esta manera, le dará a su proyecto un comienzo vibrante.

Los componentes clave del acta de constitución del proyecto incluyen:

• Caso de negocio
• Alcance del proyecto
• Entregables
• Objetivos
• Recursos necesitados
• Plan de hitos y cronograma
• Costo estimado
• Riesgos y problemas
• dependencias

Planificación.

Hay 24 procesos diferentes que definen y agregan detalles al estatuto de alto nivel que identificó durante el inicio del proyecto.

La  fase de planificación del proyecto  es donde construye la infraestructura del proyecto que le permitirá lograr su objetivo dentro de las limitaciones predeterminadas de tiempo y presupuesto, comenzando con un plan de gestión del proyecto, el alcance del proyecto, la  estructura de  desglose del trabajo  y más, y terminando con cualitativo y cuantitativo. análisis de riesgos y  gestión de riesgos .

Cuando llegue al final de esta fase, todos en su equipo no solo comprenderán la visión del proyecto, sino que también comprenderán con precisión lo que deben hacer, tanto individualmente como en equipo, para llegar a la meta a tiempo y dentro del presupuesto.

ejecutando.

Compuesto por ocho procesos individuales, aquí es donde el caucho se encuentra con el camino, donde se asigna la mayor parte del presupuesto y se produce la mayoría de los entregables del proyecto. Tomas tu plan y lo pones en acción, ya sea que tarde semanas, meses o incluso años.

La  fase de ejecución  a menudo incluye el desarrollo del equipo, la participación de las partes interesadas y actividades de control de calidad, tanto formales como informales.

Monitoreando y controlando.

La segunda fase más grande, con 10 procesos separados para rastrear, implica exactamente lo que su nombre indica: rastrear y medir su progreso en comparación con su plan, y tomar medidas correctivas cuando sea necesario.

Ninguna cantidad de planificación perfecta evitará la necesidad de un seguimiento y un informe constantes y vigilantes.

“Una forma de pensar en  monitorear y controlar  es imaginar que estaba conduciendo por el país de acuerdo con su plan o una hoja de ruta. Pero si te perdieras y no tuvieras un GPS, te detendrías, pedirías direcciones y volverías a la ruta, o tal vez en base a nueva información, como una nueva carretera que acortaría horas del viaje, cambiar o actualizar su plan.”

Cierre.

La  fase de cierre  implica un solo proceso, pero es más que simplemente marcar el proyecto como terminado. Es esencial cerrar formalmente el proyecto y obtener la firma o aprobación del cliente, las partes interesadas y/o el patrocinador del proyecto. El cierre puede incluir:

• entregando el proyecto
• Organizar una  reunión post-mortem o de lecciones aprendidas
• Archivar registros de proyectos
• Celebrando o reconociendo el logro
• Disolución o liberación oficial del equipo.

Su carrera degestión de proyectos.

La progresión en cualquier carrera es algo gratificante y clave para el crecimiento profesional de cualquier persona. Aquí hay más información sobre cómo subir de nivel en su carrera de gestión de proyectos.

Educación y entrenamiento.

Si bien las funciones de la gestión de proyectos se pueden aprender en el trabajo, y algunos aún pueden verse obligados a convertirse en gestión de proyectos por accidente, el campo se está volviendo cada vez más reconocido como un tema académico. Capacitación especializada, certificados, revistas revisadas por pares, investigación científica e incluso organismos de acreditación ahora están disponibles.

Si una carrera de gestión de proyectos parece adecuada para sus habilidades, intereses y talentos, hay muchos lugares para que obtenga la educación y la capacitación para sus necesidades y objetivos. Las ofertas van desde comenzar desde el principio, complementar su conocimiento en el trabajo o actualizar su experiencia ya perfeccionada.

Puede obtener la  certificación más reconocida para gerentes de proyectos , conocida como Project Management Professional (PMP). Hay una solicitud, un examen y un requisito para mantener tu desarrollo profesional actualizado cada tres años.prenda  cómo convertirse en un gerente de proyecto .

Tu trayectoria profesional.

No todos los profesionales de la gestión de proyectos son completamente lineales. Y no todas las organizaciones usan los mismos títulos. En general, probablemente comenzará contribuyendo como asistente de proyecto o miembro del equipo, trabajando con un gerente de proyecto.

Si lo hace bien y muestra los rasgos y habilidades clave, se le puede asignar un rol como líder de equipo y luego como gerente de proyecto. Con el tiempo, es posible que esté administrando varios proyectos como administrador de programas o administrador de carteras.

• Coordinador del proyecto.  Nivel de entrada, manejo del papeleo del proyecto, programación de reuniones, distribución de información.
• planificador de proyectos.  Un rol técnico que maneja y actualiza sistemas de software de proyectos grandes.
• Asistente del gerente de proyectos.  Supervisar algunas partes de la gestión del proyecto, con supervisión y tutoría.
• Gerente de proyecto.  Coordinar, administrar y tomar posesión de un proyecto en todas las etapas.
• Gerente senior de proyectos.  Supervisa varios gerentes de proyecto y coordina múltiples proyectos.

El futuro de la gestión de proyectos.

Uno de los fundamentos de la gestión de proyectos es mirar siempre hacia el futuro. El campo también lo está haciendo por sí mismo, con nuevas innovaciones y visión de futuro que se destacan. Exploramos cómo podrían ser los principios de gestión de proyectos del mañana.

El nuevo lugar de trabajo.

Los equipos descentralizados, remotos y distribuidos  son cada vez más comunes en el mercado actual. Este cambio ha introducido la necesidad de nuevas herramientas y tecnología para permitir una comunicación fluida, colaboración y una estructura de equipo óptima para mantener la cultura y la eficiencia de la empresa.

Este espacio lo dedico para poder intercambiar conocimientos entre las personas que ya tenemos experiencia en la dirección de proyectos y las personas que van iniciando en el tema.

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