Diagrama de Gantt explicado: definición, usos y ejemplos

Mucha gente nunca ha oído hablar de Gantt. En pocas palabras, un diagrama de Gantt es una forma visual de las tareas programadas a lo largo del tiempo. Los diagramas de Gantt se utilizan para planificar proyectos de todos los tamaños y son una forma útil de mostrar qué trabajo está programado para realizarse en un día específico. También lo ayudan a ver las fechas de inicio y finalización de un proyecto en una vista simple.

En un diagrama de Gantt puede ver fácilmente:

La fecha de inicio del proyecto.

Cuáles son las tareas del proyecto

Quién está trabajando en cada tarea

Cuando las tareas comienzan y terminan

Cuánto tiempo tomará cada tarea

Cómo las tareas se agrupan, se superponen y se vinculan entre sí

La fecha de finalización del proyecto.

La gente solía tener que planificar en papel (imagínate) o con bloques de colores. Los bloques magnéticos y Legos ™ se convirtieron en una popular herramienta de planificación de Gantt antes de la llegada del software de diagramas de Gantt, e incluso hay exposiciones de eventos que celebran la evolución de Gantt a lo largo del tiempo.

Hoy en día, la mayoría de los diagramas de Gantt se crean en Excel o con un software de gestión de proyectos, a veces denominado software de diagramas de Gantt, al final dejare una lista de los programas más usados.

Una vez que las computadoras introdujeron nuevas formas de trabajo, los gerentes de proyecto descubrieron que podían ahorrar tiempo al crear y actualizar sus diagramas de Gantt. El software de diagrama de Gantt , también llamado software de planificación de proyectos, gestión de proyectos o programación de proyectos, se creó para automatizar el proceso para admitir requisitos de Gantt más avanzados, como crear dependencias de tareas, agregar hitos o identificar la ruta crítica de un proyecto.

Muchos gerentes de proyectos usaban tradicionalmente programas de escritorio locales como Microsoft Project, y muchos todavía lo hacen. Pero hoy en día, el software de diagramas de Gantt se ha movido en línea, lo que permite a cualquiera crear diagramas de Gantt y planes de proyectos colaborativos y compartibles.

Columnas de diagrama de Gantt

Nombre de la tarea: como era de esperar, esta es una descripción de la tarea.

Fecha de inicio planificada: esta es la fecha en la que desea comenzar a trabajar en la tarea.

Duración planificada: este es un número único que refleja cuántos días hay entre la fecha de inicio planificada y la fecha de finalización planificada. Se basa en días hábiles, por lo que si se planea que una tarea demore una semana, reflejará 5 días (hábiles). En muchas de las plantas industriales estas condiciones cambian y usualmente se planean actividades de alto impacto en fines de semana.

Esfuerzo planificado: cuántas horas de trabajo tomará la tarea dentro de la duración. Piense en pintar una pared. Puede que solo te lleve una hora pintar la primera capa, pero luego debes dejarla secar dos horas antes de la siguiente. Luego pintas de nuevo y dejas secar de nuevo. Eso es solo dos horas de pintura real (esfuerzo) pero seis horas en total (duración).

Porcentaje completado: una cifra, en su mayoría siempre basada en una suposición informada de la persona que realiza la tarea, de cuánto trabajo ha realizado y cuánto queda por hacer.

Asignado: esta columna le indica el nombre de la persona, las personas o el tipo de recurso (por ejemplo, desarrollador) que se ha asignado para trabajar en la tarea. Al comienzo del proyecto, es posible que solo tenga el tipo de recurso, pero a medida que avanza, debería poder reemplazarlo con los nombres de los miembros reales del equipo.

Dependencias: también puede mostrar las dependencias de tareas en forma numérica. Elija la columna «Vinculado desde» en la configuración de la columna. A menudo, esta es una forma más fácil de averiguar rápidamente qué tarea se vincula a dónde. Use los números en esta columna para rastrear las dependencias de las tareas; puede ser más rápido que tratar de rastrear una línea de araña en el diagrama de Gantt.

¿Por qué se llama diagrama de «Gantt»?

Karol Adamiecki ideó el primer diagrama de “Gantt” en 1896. Era un ingeniero polaco que se convirtió en profesor de administración y se le ocurrió la idea de mostrar los procesos visualmente para poder ver más fácilmente los programas de producción. (Hizo la mayor parte de su trabajo en la industria del acero). Lo llamó armonograma (una palabra mucho mejor), pero publicó sus artículos en polaco y ruso, por lo que el mundo de habla inglesa no sabía mucho sobre él.

Henry Gantt tuvo la misma idea, pero unos 15 años después. En 1910, Gantt comenzó a planificar visualmente con gráficos de barras para permitir a los supervisores de la acería ver si la producción iba por buen camino o retrasada. Fue el nombre de Gantt el que se unió a esta forma de planificación, pero hoy en día se reconoce generalmente que Adamiecki tuvo la idea primero.

¿Quién usa un diagrama de Gantt?

Hoy en día, casi todos pueden usar un diagrama de Gantt para ayudarlos a visualizar sus tareas. Debido a que todo el trabajo difícil ahora lo realizan algoritmos informáticos, cualquiera puede crear una lista de tareas simple, agregar fechas de inicio y finalización, y el software hace el trabajo instantáneamente de mostrar sus tareas a lo largo del tiempo.

Usuarios de diagrama de Gantt por función

Los diagramas de Gantt son herramientas efectivas para estos roles:

Gerentes de proyectos

Gerentes Generales

Lideres de equipo

Gerentes de operaciones

Gerentes de programación

Jefes de obra

Gerentes de marketing

CEO y CTO

Y, francamente, cualquier persona que desee una vista instantánea de la línea de tiempo de un proyecto.

Solía ​​ser que los diagramas de Gantt eran la herramienta exclusiva de los directores de proyectos formados formalmente. Se trataba de personas que planificaban proyectos a largo plazo, o proyectos en cascada, de todos los tipos diferentes: construcción, ingeniería, militar, fabricación, infraestructura, TI y más. La creación de largas listas de tareas y programas complejos con muchas partes móviles, requirió capacitación en el arte y la ciencia de la estimación de tareas, análisis de ruta crítica, líneas de base, etc.

Simulador Dinámico de Diagrama de Gantt con Renderizado Visual en Tiempo Real y Exportador Avanzado a Excel (v2.0).

Si bien todavía se considera el ámbito de los gerentes de proyectos, hoy en día con la amplia gama de ofertas de software de gestión de proyectos y diagramas de Gantt, es posible que cualquiera esté utilizando diagramas de Gantt en línea.