Cómo Implementar una Estructura de Descomposición del Trabajo

Los proyectos complejos a menudo se pueden beneficiar si se dividen en partes más pequeñas para hacerlos más manejables. Y puede ser difícil saber por dónde empezar cuando se trata de administrar proyectos de manera más efectiva. Siga leyendo para conocer las estructuras de descomposición del trabajo (EDT) y cómo comenzar a implementar este enfoque.

¿Qué es una estructura de descomposición del trabajo (EDT)?

Una estructura de descomposición del trabajo (EDT) es un sistema de gestión de proyectos que divide los proyectos en tareas o componentes más pequeños y manejables. Es una herramienta visual que desglosa todo el proyecto para facilitar la planificación, organización y seguimiento del progreso. Una WBS asigna a cada tarea un identificador único y luego las ubica dentro de una estructura jerárquica que muestra la relación entre cada tarea y sus entregables relacionados.

Los principales objetivos de una WBS son proporcionar una comprensión clara del alcance del proyecto, identificar todo el trabajo que debe realizarse y potenciar la planificación y gestión eficaces del proyecto.

Características de una EDT

Hay dos enfoques distintos para crear una WBS entre los que puede elegir: basado en entregas (que se enfoca en tareas individuales o partes del alcance del proyecto) o basado en fases (que desglosa los proyectos por línea de tiempo).

Cada WBS se verá ligeramente diferente, según su flujo de trabajo existente, el tamaño de su equipo y el tipo de proyecto en el que esté trabajando. Pero hay una serie de características comunes que encontrará en la mayoría de las estructuras de desglose del trabajo.

• Estructura jerarquica. La EDT es una descomposición jerárquica de un proyecto en componentes más pequeños y manejables. El nivel superior de la jerarquía representa los principales entregables del proyecto, mientras que los niveles inferiores dividen cada entregable en tareas más pequeñas y manejables.
• Identificador único. A cada componente de la WBS se le asigna un identificador único, como un número o código, para permitir el seguimiento, seguimiento y control del trabajo del proyecto.
• Alcance definido. La WBS define el alcance del proyecto al identificar todas las tareas que deben completarse para lograr los objetivos del proyecto. Esto permite a los gerentes de proyecto planificar, organizar y controlar el trabajo del proyecto de manera efectiva.
• Representación visual. La WBS normalmente se presenta como una representación gráfica, como un diagrama de árbol, para que sea más fácil de entender y comunicar.

Cómo crear una EDT

Ahora que comprende cómo funciona una WBS, aquí hay un proceso paso a paso para crear una para su próximo proyecto:

1. Definir el proyecto. El primer paso para crear una EDT es definir las metas, los objetivos y el alcance de su proyecto.
2. Establecer los límites del proyecto. A continuación, identifique los límites clave para ayudar a definir claramente qué está y qué no está incluido en el alcance del proyecto. Esto también podría incluir cualquier fecha límite importante que deba cumplir para que su proyecto tenga éxito.
3. Identificar los entregables o fases del proyecto. Una vez que haya definido claramente su proyecto, querrá identificar qué debe completarse, por quién y en qué fecha.
4. Definir elementos de nivel uno. Estos elementos son resúmenes de alto nivel de los entregables requeridos para cumplir con el alcance del proyecto.
5. Desglose cada uno de los elementos del nivel uno. Comience a «descomponer» cada uno de los elementos de nivel uno en entregables únicos de nivel inferior. Desglose cada elemento hasta que cualquier desglose adicional ya no haga que el proyecto sea más fácil de trabajar.
6. Cree un diccionario WBS. En este paso, querrá entregar una descripción del trabajo contenido en cada elemento. También querrá definir la información del proyecto, incluidos los presupuestos, los hitos, los límites, los riesgos, los propietarios del proyecto, los términos y más.
7. Identificar a los miembros del equipo. Aquí, describa el equipo del proyecto, las partes interesadas y otras partes interesadas. Esto ayudará a todos a comprender el alcance del proyecto, quién está trabajando en qué tareas y las dependencias entre tareas.
8. Cree un cronograma de diagrama de Gantt. Los diagramas de Gantt son una forma eficaz de representar visualmente un proyecto que facilita la comprensión de las dependencias de las tareas y los hitos del proyecto.

Ejemplos de EDT

Hay una serie de formatos que puede adoptar una WBS, pero aquí hay algunos ejemplos para que pueda empezar:

• Hoja de cálculo de la EDT. Las hojas de cálculo WBS son útiles para representar visualmente el orden de diferentes tareas o actividades del proyecto durante la planificación del proyecto.
• Diagrama de flujo de la EDT. Expresar una WBS como un diagrama de flujo facilita ver todos los componentes de todo el proyecto separados por categoría, equipo o etapa del proyecto.
• lista de la EDT. También puede ser útil expresar su WBS como una lista de tareas o fechas límite para monitorear el progreso desde un alto nivel.
• Diagrama de Gantt de la EDT. El uso de un diagrama de Gantt para expresar su WBS le permite obtener una representación visual de la línea de tiempo completa de su proyecto.

Estructura de desglose del trabajo frente a cronograma de desglose del trabajo

Si ya está familiarizado con los estilos de gestión de proyectos, es posible que haya oído hablar tanto de las estructuras de desglose del trabajo como de los cronogramas de desglose del trabajo .

Una estructura de desglose del trabajo es una descomposición jerárquica de un proyecto completo en componentes o tareas más pequeños y manejables.

Un cronograma de desglose del trabajo, por otro lado, es un plan basado en el tiempo que muestra la duración y el orden de cada tarea en la estructura de desglose del trabajo. Entonces, si bien los dos están relacionados, un programa de desglose del trabajo es solo una parte de la WBS más grande.

Evaluar software para utilizar WBS

Una WBS bien estructurada divide los proyectos en componentes manejables para que sea más manejable y menos abrumador. Cuando esté listo para comenzar, evalúe su enfoque actual para la gestión de proyectos para ver si el uso de WBS puede ayudar.