El acta de constitución del proyecto es un documento crucial en la gestión de proyectos. Establece el propósito, los objetivos, las partes interesadas, los riesgos, los recursos y las dependencias del proyecto durante la etapa de planificación del proyecto .
¿Qué es una carta de proyecto?
Un acta de constitución del proyecto es un documento breve y sencillo que sirve como base para un proyecto. El acta de constitución del proyecto funciona como herramienta de marketing interna del proyecto y como guía de referencia.
Todo lo que las partes interesadas necesitan saber acerca de por qué un proyecto debe llevarse a cabo debe estar contenido en el acta de constitución del proyecto. Este documento:
- Elabora el caso de negocio
- Describe los beneficios
- Identifica los recursos necesarios para llevarlo a cabo
Una carta debe contener todos los detalles que los tomadores de decisiones necesitan saber. Con potencialmente muchos otros proyectos en la lista de tareas pendientes de la empresa, las partes interesadas de alto nivel necesitan que les muestre por qué el suyo tiene el potencial de tener éxito y, por lo tanto, merece los recursos a los que está solicitando acceso.
Diferencia entre estatutos de proyecto y planes de proyecto.
Hay algunas similitudes entre un acta de constitución del proyecto y un plan de proyecto, pero la diferencia más obvia es el orden en que se crean.
- Carta del proyecto. Sirve como el caso de negocio para ejecutar el proyecto. Más que el ‘cómo’ de un proyecto, es el ‘por qué’. Un acta constitutiva es el documento que necesitará para obtener la autorización de su proyecto, por lo que no se debe realizar ningún trabajo hasta que se haya firmado la acta constitutiva del proyecto.
- Plan de proyecto. Este es el ‘cómo’ de su proyecto. Incluirá cronogramas , alcance del trabajo y otros elementos más orientados a la gestión de proyectos. Es donde se presenta el trabajo que debe realizarse y por quién.
- Resumen del proyecto. Los informes aterrizan en algún lugar entre la carta y el plan. Debe servir como una guía de un vistazo para las partes interesadas que deseen saber por qué se está ejecutando un proyecto, así como también cómo pretende llevarlo a cabo.
Cómo escribir una carta de proyecto.
No debe esperar poder comenzar un proyecto a menos que haya completado el acta de constitución del proyecto. Es lo que utilizarán los responsables de la toma de decisiones para aprobar un proyecto.
En primer lugar, los gerentes de proyecto deben mantener una discusión de alto nivel con su equipo y aprovechar esta oportunidad para recopilar información y puntos de vista de ellos. Dado que son las personas a las que se les confía la ejecución del proyecto, su experiencia será invaluable en esta etapa.
Con esa información, podrá determinar el alcance del proyecto y lo que el trabajo se propone lograr, y lo que es igualmente importante, lo que no.
En el acta de constitución del proyecto, establezca el personal clave encargado de completar el proyecto. Incluya a los miembros del equipo, las partes interesadas y cualquier equipo relevante que se incorporará en los puntos relevantes.
Una vez que los equipos tienen una buena idea sobre la dirección general del proyecto, incluidas las expectativas de las partes interesadas, pueden comenzar.
Al redactar el acta de constitución del proyecto, asegúrese de incluir cada uno de los elementos de la acta de constitución del proyecto que se enumeran a continuación. Después de completar su borrador, compártalo con su equipo más grande para recibir comentarios y aprobación.
¿Qué se incluye en un acta de constitución del proyecto?
Los estatutos del proyecto en la gestión de proyectos deben describir brevemente los objetivos, los planes y las partes interesadas del proyecto sin profundizar en un mar de detalles. Considere agregar gráficos y listas para ayudarlo a resumir lo esencial.
Por lo general, un acta de constitución del proyecto incluye los siguientes elementos:
caso de negocios
Esto hace una inmersión profunda en un proyecto y establece claramente su por qué, qué y cómo. ¿Por qué su equipo propone este proyecto? ¿Cuál es el retorno esperado de la inversión? ¿Cómo ayudará a hacer avanzar el negocio, impulsar el crecimiento o aliviar los puntos débiles?
Aprende a escribir un caso de negocio.
Alcance y entregables.
El acta de constitución de su proyecto debe definir los entregables específicos que su equipo planea proporcionar. Establecer y comunicar límites claros puede evitar que los miembros del equipo se desvíen del alcance predeterminado del proyecto .
Más información sobre la gestión del alcance .
Objetivos.
En el acta de constitución de su proyecto, debe decidir sobre un número limitado de objetivos principales, que describen lo que espera lograr con este trabajo. Recuerde mantener estos objetivos INTELIGENTES. Específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración determinada.
Recursos necesitados.
Identifique los recursos que su equipo necesitará para tener éxito, incluido el personal, los fondos, el tiempo, los materiales, el equipo y cualquier contribución que necesite obtener de un tercero .
Plan de hitos y cronograma.
Cree una línea de tiempo del proyecto que incluya hitos para cada logro. Muchos directores de proyectos utilizan software de gestión del trabajo para realizar un seguimiento de los plazos y las responsabilidades.
Obtenga más información sobre la gestión del tiempo del proyecto .
Costo estimado.
¿Cuánto costará el proyecto? Es posible que deba ajustar su estimación a medida que avanza el proyecto, pero crear un presupuesto inicial ayuda a que las partes interesadas, los patrocinadores ejecutivos y los miembros del equipo estén todos en la misma página.
Riesgos y problemas.
Piense en lo que podría salir mal y las consecuencias de ello. Centrarse en lo negativo puede sonar contraproducente, pero tomarse el tiempo para identificar posibles obstáculos puede preparar a su equipo para desafíos imprevistos en el futuro.
Obtenga más información sobre la gestión de riesgos .
Dependencias.
Cuando una parte de un proyecto no puede comenzar hasta que un paso anterior haya alcanzado una determinada etapa, eso se conoce como dependencia. Es importante delinear la secuencia óptima de tareas, incluidas todas las dependencias, dentro del plan del proyecto.
Esto lo ayuda a identificar los recursos necesarios y resaltar posibles problemas de programación, especialmente cuando el alcance de su proyecto requiere que se completen ciertas tareas en orden.
Hoja de Beneficios de una carta de proyecto.
Crear un acta de constitución del proyecto significa brindar a las partes interesadas de su negocio una comprensión más completa de por qué se está llevando a cabo. Como la línea de comunicación más clara en todo momento, existen varios beneficios de tener un acta de constitución del proyecto antes de ejecutar su proyecto.
- Crea una hoja de ruta del proyecto. Uno de los propósitos principales del acta de constitución de su proyecto es establecer las expectativas y la visión del proyecto. Siempre que el equipo tenga dudas sobre la dirección del proyecto, puede consultar el acta de constitución del proyecto para obtener orientación.
- Comercializa el proyecto a las partes interesadas. Un acta de constitución del proyecto bien redactada sirve como el principal documento de marketing interno de su proyecto, que puede mostrar a las partes interesadas, gerentes, ejecutivos y clientes para ayudar a justificar el costo, asegurar los recursos y obtener aceptación.
- Previene el deslizamiento del alcance. Los estatutos del proyecto dan definiciones claras del alcance de un proyecto. Ayudan a minimizar el riesgo de tener que mover los límites de trabajo en cualquier etapa, lo que de otro modo podría resultar en un aumento del alcance , desperdicio de recursos y tiempo, e incluso riesgo de fracaso del proyecto.
- Autoriza el inicio del proyecto. Los gerentes de proyecto usarán el acta de constitución del proyecto como la autorización que necesitan para comenzar a ajustar los flujos de trabajo, redirigir los recursos y gastar el presupuesto. Sin luz verde, estos movimientos causarán confusión y demoras dentro de los equipos de proyecto.
- Da continuidad a la empresa. Cuando los proyectos cambian de manos, o se reemplazan o reclutan nuevos trabajadores, el acta de constitución del proyecto actúa como una parte vital para mantener sus cronogramas y objetivos en el buen camino sin la necesidad de realizar ajustes demasiado drásticos.
Gestione su proyecto con confianza.
Escribir un acta de constitución del proyecto requiere un poco de tiempo y atención por adelantado, pero la inversión valdrá la pena. El acta de constitución de su proyecto servirá como un documento guía que mantiene al equipo alineado con una visión común y aumenta la confianza de las partes interesadas en su proyecto.
Preguntas frecuentes.
¿Cuál es la definición de una carta de proyecto?
Un acta de constitución del proyecto es un documento breve que se utiliza en la planificación del proyecto para delinear los objetivos y beneficios clave de un proyecto. Es una guía rápida de por qué se lleva a cabo un proyecto.
Se utiliza tanto como una herramienta de marketing, útil para obtener la aceptación de las partes interesadas, como un punto de referencia para mantener el proyecto en marcha. Si su proyecto se ha desviado de los objetivos de su estatuto, es posible que haya perdido el rumbo.
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