La lluvia de ideas, comúnmente llamada brainstorming, consiste en reunirse en grupo para buscar soluciones a un problema. La actividad es más efectiva en la medida en que se preparen con anticipación y profesionalismo. Los participantes deben tener conocimiento del problema, aunque discrepen del criterio de los demás integrantes del grupo; lo que aquí se espera es obtener opiniones diferentes para encontrar nuevas soluciones, aunque éstas, por el momento, no parezcan realizables.
Esta junta es necesaria cuando es impostergable resolver algún problema importante y existen diferentes opiniones al respecto; por lo que es necesario escuchar opiniones abiertas de compañeros conocedores de la problemática, en una forma tal que las ideas fluyan sin reservas y en un ambiente de cordialidad y deseos de encontrar soluciones al problema analizado.
Para organizar y obtener una productiva junta de lluvia de ideas es muy importante llevar acabo los siguientes pasos:
1º Informar a los integrantes con anticipación el tema que se analizará, así como del lugar, fecha y hora del evento con el fin de que concurran preparados con la información que juzguen necesaria (estadísticas, documentos, gráficas, etcétera). Recuerde que el objetivo de la junta debe ser claro y medible.
2º Durante la reunión el coordinador de la junta debe explicar el problema y pedir ideas para resolverlo.
3º Los integrantes exponen cualquier idea que se les ocurra sin restricción ni coacción del resto del grupo , y sin explicarla muy a fondo, ya que se trata de tener el mayor número de ideas posible para luego analizarlas. Todas las ideas obtenidas se registran en forma visual hasta que se agoten.
4º Cada idea la aclara el propio ponente para que la analice y comprenda el grupo .Se debe tener cuidado de no atacar ni ridiculizar a las personas (sólo las ideas están en entredicho). En este momento es necesario utilizar una y otra vez las seis preguntas de análisis: ¿qué? , ¿por qué?, ¿dónde?, ¿cuándo?, ¿quién? y ¿cómo?
5º Durante este paso se produce la sinergia en el equipo de trabajo, generándose más ideas, desapareciendo o combinándose otras hasta obtener un juicio más preciso de cómo se debe actuar para solucionar el problema.
6º Cuando el equipo de trabajo considera que se estableció con claridad lo que se debe hacer para solucionar el problema, se nombra de inmediato un responsable para que, en su oportunidad, elabore el plan de trabajo, el cual se presentará a los niveles superiores para su autorización.
7º Al término de la junta se redacta una minuta explicativa, en la cual se describen los sucesos más relevantes, así como las acciones que deben realizarse, el nombre delos responsables y las fechas de terminación; en fin, todo aquello que sirva de apoyo para comprobar que se están consiguiendo los resultados esperados. 8º La minuta debe repartirse lo más rápidamente posible a los asistentes, pues sirve de elemento de información, de recordatorio y como base para posibles juntas posteriores.
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