La idea de desperdicio (también conocido como muda) en la metodología de gestión de proyectos Lean se refiere a procesos de flujo de trabajo ineficientes que obstaculizan la productividad, reducen la producción y aumentan los costos. El Sistema de producción de Toyota desarrolló el concepto de gestión de residuos Lean, un modelo de productividad que elimina los aspectos negativos de la producción de trabajo para mejorar la productividad, la rentabilidad y la eficiencia.
Los siete desechos originales de Lean: transporte , inventario , movimiento , espera , sobreproducción , sobre procesamiento y defectos se conocían con el acrónimo TIM WOOD . Skills , que se refiere al talento no utilizado, se agregó más recientemente como el octavo desperdicio de Lean, expandiendo el acrónimo a TIM WOODS .
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Esta publicación explicará cuáles son los ocho desperdicios de Lean, cómo se aplican a los entornos comerciales, cómo eliminarlos puede beneficiar a su equipo y qué necesita para comenzar.
- Transporte
- Inventario
- Movimiento
- Espera
- Superproducción
- Exceso de procesamiento
- Defectos
- Habilidades
1. Transporte
Los residuos del transporte se refieren a cualquier recurso perdido al mover herramientas, personas, equipos o productos. En la configuración Lean original, esto se refería a los recursos desperdiciados al enviar el inventario no utilizado de vuelta al almacén, mover equipos de un sitio a otro y más.
Residuos del transporte en la gestión de proyectos
En un entorno de oficina, el desperdicio de transporte puede referirse al movimiento literal de los miembros del equipo a la oficina si sus trabajos se realizan igual de bien desde casa. Esto puede convertirse en un desperdicio de transporte si interrumpe el flujo de trabajo, la moral del lugar de trabajo y la motivación para completar las tareas de manera eficiente.
El desperdicio de transporte en los negocios también incluye el cambio excesivo de tareas y las interrupciones. Por cada interrupción entre tareas, su personal debe reenfocarse y reiniciar. Esto significa que el desperdicio de transporte en una oficina a menudo parece tiempo perdido o proyectos incompletos.
Identificar y eliminar los residuos del transporte
Identifique los residuos del transporte evaluando los procesos de trabajo y las expectativas. Si no está seguro de por dónde empezar, encueste a sus empleados para identificar las áreas de desperdicio de transporte que tal vez no pueda ver. Dado que su equipo conoce mejor los procesos diarios de sus trabajos, pueden ayudar a identificar los residuos del transporte.
Por ejemplo, es posible que pueda reducir el desperdicio de transporte al revisar las políticas de trabajo desde el hogar y de trabajo híbrido. Puede haber roles que sean igual de efectivos desde casa, al menos parte del tiempo. También puede alentar a los miembros del equipo a reservar tiempo cada semana para trabajar sin interrupciones.
2. Inventario
El desperdicio de inventario es un inventario excesivo que se encuentra almacenado sin usar. Esto puede costarle a su empresa dinero, espacio de almacenamiento y tiempo. Algunas de las mayores fuentes de desperdicio de inventario incluyen seguimiento y controles ineficientes, una cadena de suministro poco confiable y sobreproducción. Tener más inventario o adquirir más recursos de los necesarios para completar su proyecto puede generar un mayor tiempo de entrega durante la producción.
Desperdicio de inventario en la gestión de proyectos
El desperdicio de inventario para un equipo comercial podría ser productos no entregados, software sin usar, proyectos completados que no se han lanzado, muebles sin usar o incluso suministros de oficina en exceso.
En la oficina, el desperdicio de inventario puede significar asumir más proyectos y clientes de los que su equipo puede manejar. Del mismo modo, la compra de múltiples tipos de software más allá de las necesidades de su personal genera un desperdicio de inventario, ya que algunas de esas inversiones están infrautilizadas.
Identificar y eliminar el desperdicio de inventario
Una solución al desperdicio de inventario es reevaluar sus modelos de adquisición de clientes y marcas, revisar las propuestas de proyectos y realizar una encuesta de su desempeño. También puede revisar su presupuesto trimestral para evaluar si puede contratar a alguien para ayudar con la carga de trabajo atrasada.
3. Movimiento
El desperdicio de movimiento es causado por movimientos innecesarios que no agregan valor a la producción final y se refiere a tomar más pasos de los necesarios para completar una tarea. Si bien los desechos de movimiento parecen similares a los desechos de transporte, tenga en cuenta que los desechos de transporte se ocupan de los recursos perdidos a lo largo del proceso de transporte. El desperdicio de movimiento, por otro lado, implica pasos excesivos durante la producción y el transporte.
Desperdicio de movimiento en la gestión de proyectos
En la gestión de proyectos, el desperdicio de movimiento se refleja en espacios de trabajo físicos y digitales mal estructurados: archivos de portátiles desorganizados o bases de datos internas, reasignación frecuente de tareas y más. Dado que el desperdicio de movimiento se trata de pasos innecesarios, también incluye reuniones redundantes o innecesarias. El desperdicio de movimiento refleja desorganización, inconsistencia y, a menudo, conduce a una baja moral de los empleados.
Identificar y eliminar el desperdicio de movimiento
Identificar el desperdicio de movimiento no es fácil, pero la desorganización que frustra a los miembros de su equipo probablemente indica un problema de desperdicio de movimiento. Elimine el desperdicio de movimiento mediante la auditoría de procesos comunes. Esto podría inspirarlo a cancelar reuniones innecesarias, invertir en un sistema de gestión de activos para organizar archivos o programar más tiempo para la planificación de proyectos para eliminar la necesidad de realizar cambios una vez que el trabajo ha comenzado.
4. Esperando
El desperdicio de espera representa recursos perdidos mientras los empleados están inactivos y causa ineficiencia en el flujo de trabajo y el proceso. Tradicionalmente, el desperdicio de espera ocurre en fábricas o almacenes cuando las piezas o el equipo no están disponibles para terminar la producción.
Residuos de espera en la gestión de proyectos
En una oficina, el desperdicio de espera ocurre cuando los empleados carecen de dirección o información. Cuando los miembros del equipo se ven obligados a esperar la aprobación de la alta dirección para seguir adelante con las tareas dadas, pueden tener tiempo de inactividad. La espera es causada por procesos ineficaces, comunicación insuficiente y mala gestión del tiempo.
Identificar y eliminar los desperdicios en espera
Identifique los desperdicios en espera aislando los cuellos de botella en sus flujos de trabajo. Pregunte a los miembros de su equipo dónde se retrasa su trabajo.
Luego, elimine el desperdicio de espera reasignando tareas y renovando su proceso. Revise los procesos de flujo de trabajo con regularidad para asegurarse de que funcionen de manera eficiente con nuevas estructuras, entregables, dinámicas de equipo, cambios en la empresa y más. Asegúrese de que cada paso agregue valor. De lo contrario, elimínelo del flujo de trabajo.
5. Sobreproducción
Los residuos de sobreproducción producen más de lo necesario. En los entornos Lean tradicionales, la sobreproducción tiene que ver con producir literalmente más productos de los que la empresa puede almacenar, vender o usar.
Sobreproducción en la gestión de proyectos
En la gestión de proyectos, la sobreproducción ocurre cuando el equipo completa un trabajo innecesario o duplicado. Puede referirse a cualquier cosa, desde imprimir archivos que podrían enviarse digitalmente hasta un ámbito de trabajo mal definido que consume recursos innecesarios.
En los negocios, la mala planificación y la falta de comunicación pueden conducir a la sobreproducción. Cuando los miembros del equipo no entienden sus funciones en relación con los demás miembros del equipo, es posible que produzcan más de lo que necesitan o dediquen tiempo a trabajos que no están previstos.
Identificar y eliminar el desperdicio de sobreproducción
Es mejor identificar la sobreproducción al final de un proyecto cuando revisa el desempeño del equipo. Además de evaluar el cronograma y los KPI, analice el trabajo innecesario que se completó durante el proyecto.
Los ajustes menores, como una mejor planificación y comunicación del equipo, pueden ayudar a eliminar el desperdicio de sobreproducción. Por ejemplo, su equipo podría implementar un sistema de tablero Kanban para agilizar la gestión de proyectos. Un tablero Kanban les permite a sus empleados autogestionar y organizar su trabajo, lo que debería mejorar sus comunicaciones sobre el alcance de un proyecto. De esta manera, el personal no asumirá trabajo innecesario que no agrega valor a un proyecto.
6. Sobreprocesamiento
El desperdicio de sobreprocesamiento ocurre cuando se agrega trabajo a un proyecto que no crea valor adicional para un cliente.
Si bien tanto el desperdicio de movimiento como el desperdicio de sobre procesamiento se relacionan con pasos de flujo de trabajo excesivos, recuerde que el desperdicio de movimiento se refiere a pasos innecesarios para completar un proyecto bien definido. El sobre procesamiento crea un alcance del proyecto innecesariamente complicado al agregar características o detalles que no se traducen en un mayor valor para el cliente.
Sobreprocesamiento en la gestión de proyectos
El sobreprocesamiento en la gestión de proyectos es muy similar a los entornos de fabricación tradicionales. A menudo parece que los detalles o la estética del producto son innecesarios y el cliente no los utiliza. También pueden ser varios gerentes que revisan y aprueban el trabajo, ya que agrega pasos redundantes e innecesarios para la finalización de un proyecto.
Identificar y eliminar los residuos de sobreprocesamiento
El desperdicio de procesamiento excesivo a menudo se puede encontrar en flujos de trabajo ineficientes que producen trabajo duplicado o en actualizaciones de productos que no provienen de los comentarios de los usuarios. Una forma de deshacerse de este desperdicio Lean es utilizar una acumulación de productos para organizar y priorizar proyectos. El backlog mantiene una lista de proyectos potenciales y el equipo trabaja en conjunto para priorizarlos. Esto puede evitar el desperdicio de procesamiento excesivo al asegurarse de que el equipo solo esté trabajando en las funciones y actualizaciones que los clientes realmente necesitan.
7. Defectos
El desperdicio por defectos es la pérdida de dinero y recursos debido a productos que simplemente no funcionan bien. La empresa tiene que pagar por la devolución, el rediseño y el reemplazo de los productos.
Defectos en la gestión de proyectos.
El desperdicio de defectos también es similar en la gestión de proyectos y en los entornos de fabricación tradicionales. En los negocios, el defecto es generalmente un producto digital en lugar de uno físico, pero el principio de Lean Waste es el mismo. Los defectos pueden llevar a la insatisfacción del cliente y al final de proyectos de mala calidad, lo que resulta en la pérdida de negocios.
Identificar y eliminar defectos.
No es difícil identificar el desperdicio defectuoso porque sus clientes le informarán tan pronto como un producto tenga un rendimiento inferior al esperado. Internamente, la comunicación y la organización son cruciales para identificar defectos en los procesos, funciones, roles, interfaces y modelos de flujo de trabajo del equipo antes de lanzar un producto.
Los defectos son el resultado de malas prácticas de control de calidad, por lo que la actualización de sus procesos puede reducir este desperdicio Lean. Establezca puntos de control de calidad para procesos o productos importantes. Durante estos períodos, verifique dos veces que toda la información relevante sea correcta, resalte cualquier área de preocupación y cree un plan para resolver problemas para que el proyecto se inicie sin defectos.
8. Habilidades o talento no utilizado
El desperdicio de habilidades se refiere al talento no utilizado. (Se llama habilidades porque S es una adición más fácil al final del acrónimo TIM WOOD). Este tipo de desperdicio no proviene de un entorno de fabricación tradicional, sino que representa recursos perdidos cuando los miembros del equipo no pueden dedicar su tiempo a trabajo que se alinea con sus habilidades y experiencia.
Este desperdicio ocurre cuando los empleados están atascados con procesos de trabajo repetitivos y cuando los equipos no tienen suficiente personal. El personal se ve obligado a atender las necesidades diarias inmediatas y no tiene tiempo para hacer el trabajo creativo o general para el que fue contratado.
El desperdicio de habilidades es malo para las empresas porque están pagando una prima por trabajadores altamente calificados que realizan tareas rutinarias. También puede conducir a una baja moral en el lugar de trabajo, renuncias silenciosas, una cultura empresarial frustrada, altas tasas de rotación de empleados y más.
Identificar y eliminar el desperdicio de habilidades
Identifique el desperdicio de habilidades auditando a su equipo y en qué pasan la mayor parte de su tiempo. Si hay una brecha entre el valor único que podrían aportar y las tareas diarias que realmente están completando, probablemente esté perdiendo recursos debido al desperdicio de habilidades. Una simple encuesta de pulso también es un medio eficaz para descubrir el desperdicio de habilidades. Si los miembros de su equipo se sienten infravalorados, se lo dirán en una encuesta anónima.
Contrarreste el desperdicio de habilidades revisando las necesidades de personal, la estructura del equipo y el software del proyecto. Es posible que necesite contratar una función de apoyo administrativo para descargar el trabajo simple de sus empleados altamente calificados. O puede decidir que es hora de actualizar parte de su pila tecnológica para que su equipo tenga algo de automatización en esas tareas repetitivas y rutinarias.
Primeros pasos con Lean y los ocho desperdicios
Los ocho desperdicios de Lean representan complicaciones innecesarias que desperdician recursos. Identificar y eliminar tantos como sea posible agilizará los procesos, mejorará la moral del equipo y aumentará el ROI.
Trabaje en la eliminación de un tipo de desperdicio a la vez. Tal vez uno se destaque como un problema obvio que ya sabes que está agotando los recursos. Si no, comience en la parte superior de la lista.
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