La gestión de proyectos siempre ha sido una práctica profundamente matizada. Puede requerir mucha organización, comunicación y gestión activa para mantener un equipo alineado y encaminado.
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Muchos equipos se han mudado a entornos de trabajo remotos o híbridos en los últimos años, lo que complica aún más la gestión de proyectos. Al mismo tiempo, la medida también ha inspirado a muchos equipos de liderazgo a poner un nuevo énfasis en la visibilidad y la eficiencia de los proyectos, lo que complica aún más la gestión de proyectos.
Kanban puede ayudar a agilizar la gestión de proyectos y es especialmente popular entre los equipos de desarrollo de software por ese motivo. Ya sea que recién esté comenzando o repasando sus conocimientos de kanban, esta publicación le dirá todo lo que necesita saber. Siga leyendo para obtener más información sobre qué es kanban, dónde comenzó, cómo funciona y por qué kanban es fundamental para mantener el equilibrio y la agilidad en su organización.
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¿Qué es kanban?
Kanban es un enfoque para la gestión de proyectos que divide los pasos de un proceso repetitivo en etapas claras. Dentro del marco kanban, las tareas se mueven visualmente a través de varias etapas de progreso en un tablero kanban común. Cada vez que un miembro del equipo mira el tablero, tiene una visibilidad completa del estado de cada parte del trabajo.
El objetivo de kanban es identificar posibles cuellos de botella de manera temprana y lograr que los miembros del equipo estén alineados en cada etapa del proceso. Kanban permite a los equipos solucionar problemas rápidamente y operar de manera rentable. Kanban se asocia con mayor frecuencia con el desarrollo de software, pero la metodología kanban se puede aplicar a prácticamente cualquier tipo de trabajo que siga un proceso repetible.
Los orígenes de Kanban
Kanban es prominente entre los equipos de software y DevOps , pero el marco se originó a fines de la década de 1940. Mientras trabajaba en Toyota, Taiichi Ohno notó que él y sus colegas tenían problemas para cumplir con un plan que afectaba la productividad y la gestión del inventario. Así que se dispuso a desarrollar una forma de evitar la interrupción del suministro, fomentar la eficiencia y reducir las posibilidades de exceso de existencias.
Era un problema complicado de resolver, y la solución tenía que ser simple y transparente. El resultado fue «kanban», un término japonés que se traduce aproximadamente como «tablero visual». Ohno tenía tres columnas en el tablero kanban: «para hacer», «haciendo» y «hecho». Dentro de esas columnas, agregó tarjetas que representan las tareas requeridas para la producción de automóviles. Cada columna tenía un umbral definido y los trabajadores no podían tomar una nueva tarjeta sin antes terminar las que estaban trabajando actualmente.
Todos los días, el equipo revisaba el tablero y agregaba, movía o eliminaba tarjetas según la prioridad y la capacidad, anotando y eliminando cualquier cuello de botella constante en el proceso de producción.
Sin saberlo, Ohno se convirtió en un pionero de la fabricación justo a tiempo al hacer coincidir la producción directamente con la demanda. Al no hacer demasiado o demasiado poco, kanban reduce el desperdicio, mejora la eficiencia y aumenta el rendimiento.
Kanban en TI y software
La implementación de kanban por parte de Onho hizo que las ventas de Toyota se dispararan, y la compañía todavía se considera un fabricante de automóviles de primer nivel en la actualidad. El trabajo de Ohno inspiró al ingeniero David Anderson a adaptar Kanban al desarrollo de software. Después de aplicar kanban a su trabajo en Corbis y Microsoft, publicó un libro llamado Kanban: Cambio evolutivo exitoso para su negocio de tecnología . Y hoy en día, muchos equipos de desarrollo de software todavía usan kanban para administrar su trabajo diario.
Kanban es popular en la industria de TI porque se enfoca en la mejora incremental. Cuando los equipos trabajan en entregas a gran escala, es imposible hacer todo dentro del alcance y a tiempo sin verificar el progreso todos los días. El marco kanban permite a los equipos dividir grandes porciones de trabajo en partes más pequeñas y manejables y observar cómo se mueven sus tareas a través del flujo de trabajo. Al mismo tiempo, pueden detectar fácilmente los bloqueos a medida que surgen, en lugar de hacerlo al final de un proyecto.
¿Qué es un tablero kanban?
Un tablero kanban es una herramienta de gestión de proyectos que visualiza un proceso de trabajo mediante el uso de columnas para representar cada paso y tarjetas móviles que representan el trabajo en sí. Los tableros Kanban pueden ser digitales o físicos.
Las columnas de un tablero kanban son flexibles. Un tablero kanban básico puede tener solo tres (por hacer, en proceso y terminado), pero muchos tienen varias columnas, como «solicitado», «atraso», «analizando», «en desarrollo», «probando» y «terminado». Cualquier conjunto recurrente de pasos o etapas del proyecto puede convertirse en columnas en un tablero kanban.
Los equipos suelen reunirse todos los días para revisar el tablero kanban, lo que aumenta la transparencia entre los miembros del equipo y la alta dirección. Esto también ayuda a los equipos a comprender cuánto trabajo pueden asumir razonablemente en un momento dado, lo que informa sus límites de trabajo en curso.
¿Qué es una tarjeta Kanban?
Una tarjeta kanban es una tarjeta pequeña (una tarjeta física, una nota adhesiva o una caja digital) que representa un trabajo que debe realizarse. Las tarjetas Kanban se colocan en un tablero Kanban para permitir que los miembros del equipo controlen visualmente su progreso.
Algunos equipos realizan un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento específicos relacionados con sus elementos de trabajo, por lo que pueden enumerar varios campos en cada tarjeta, como la persona que solicita la tarea, la fecha de vencimiento de la tarea y el responsable de la tarea. Las tarjetas también pueden contener una breve descripción del trabajo, enlaces o archivos adjuntos a la documentación de respaldo, o secciones de comentarios para facilitar la colaboración.
Los beneficios de kanban
Kanban ofrece varias ventajas para equipos de todos los tamaños y en todas las industrias. Comenzó en la fabricación y es el favorito de los desarrolladores de software en la actualidad, pero kanban ofrece beneficios claros y distintivos para equipos de ventas pequeños, departamentos de recursos humanos de empresas, especialistas en marketing y todos los demás.
Tiempos de ciclo más rápidos
El tiempo de ciclo es el tiempo total transcurrido desde que un miembro del equipo comienza una tarea hasta que la tarea se completa. El tiempo de ciclo promedio es a menudo una métrica clave para los equipos kanban porque ayuda a determinar qué tan eficientemente están trabajando.
El análisis de los tiempos de ciclo puede permitir a los gerentes de proyecto identificar los cuellos de botella y descubrir quién puede intervenir para resolverlos. Dentro del marco kanban, se espera que los miembros del equipo se ayuden entre sí para completar el trabajo. Y debido a que los tableros kanban facilitan ver quién está haciendo qué trabajo, los gerentes de proyecto pueden averiguar fácilmente quién ha compartido conjuntos de habilidades y puede contribuir si el trabajo se retrasa.
Flexibilidad de planificación
Si es necesario volver a priorizar una parte del trabajo, se puede mover de la acumulación al flujo tan pronto como el equipo revise el tablero kanban. La flexibilidad que brinda kanban puede ayudar a los gerentes de proyectos a mantenerse al día con las demandas comerciales y de los clientes sin interrumpir el flujo de trabajo de su equipo.
Mejora de la satisfacción del cliente
A medida que los gerentes de proyecto se esfuerzan por reducir los tiempos de ciclo, inherentemente aumentan la producción de su equipo, pero no a expensas de la calidad. Los tableros Kanban delinean los pasos necesarios para probar y verificar el trabajo, lo que garantiza que el resultado esté a la altura. Los clientes obtienen características mejor diseñadas en menos tiempo, lo que lleva a una mayor satisfacción general del cliente.
Previsibilidad mejorada
Cuando revisa constantemente el progreso de un equipo, es más fácil pronosticar cuánto tiempo llevarán los proyectos. Los gerentes de proyecto aprenden a asignar recursos de manera adecuada, reducir las tareas innecesarias y optimizar la carga de trabajo de su equipo de una manera que mejora la previsibilidad y ayuda a otros equipos en sus esfuerzos de planificación.
6 prácticas básicas del método kanban
El ingeniero David Anderson describe seis mejores prácticas para empoderar a los equipos para que aprovechen todos los beneficios del método kanban. Si bien estos están dirigidos a equipos de software, se aplican a todos los equipos kanban.
1. Visualización del flujo de trabajo
Un tablero kanban público proporciona una visualización clara del flujo de trabajo de un equipo. Esto ayuda a los miembros del equipo a visualizar cómo están contribuyendo a un objetivo final porque pueden ver el trabajo que queda por delante. Mantener su tablero kanban actualizado y revisarlo diariamente promueve la transparencia dentro del equipo, los alienta a mencionar riesgos y los ayuda a sentir que su trabajo está marcando la diferencia.
2. Limitar el trabajo en curso
Kanban permite a los gerentes de proyecto evaluar fácilmente si hay suficientes o demasiadas tarjetas en el tablero, lo que brinda una comprensión más profunda de las habilidades y la disponibilidad de los recursos. Revisar el tablero kanban todos los días brinda a los gerentes de proyecto y a los miembros del equipo la oportunidad de evaluar su carga de trabajo para que el equipo nunca tenga demasiado o demasiado poco que hacer.
3. Gestión del flujo
En el contexto de kanban, «flujo» se refiere a cómo se mueve el trabajo a través de cada etapa del tablero. Al revisar el tablero kanban todos los días, los gerentes de proyecto deben tratar de lograr un equilibrio entre la velocidad y el riesgo. Administrar el flujo ayuda a los equipos a establecer sus límites de trabajo en curso y saca a la luz los obstáculos y los cuellos de botella, lo que ayuda a los equipos a trabajar de manera más eficiente.
4. Hacer explícitas las políticas de proceso
Los tableros Kanban aclaran quién está haciendo qué, cómo se deben plantear los problemas y cuándo vencen las tareas. Al hacer que las políticas sean explícitas, los gerentes de proyecto pueden evitar que la emoción entre en el proceso de toma de decisiones y enfocarse en entregar un gran trabajo.
5. Bucles de retroalimentación
La mejora continua es clave para mantenerse ágil. Los desarrolladores y gerentes de proyectos deben aprender de los comentarios que reciben durante las reuniones o conversaciones diarias con las partes interesadas para ofrecer productos aún mejores la próxima vez.
6. Mejorar a través de la colaboración
Kanban es una metodología muy centrada en el equipo. Cada empleado debe proporcionar sugerencias, críticas constructivas y ayuda adicional cuando sea necesario. Pero esto solo funciona cuando todos operan bajo los mismos principios y abordan los problemas de la misma manera. Compartir información y combinar conjuntos de habilidades puede ayudar a los equipos a lograr más en un período de tiempo más corto.
Principios Kanban
En su libro, Anderson describe los principios de kanban. Estos principios se dividen en dos categorías: gestión del cambio y prestación de servicios.
Principios de gestión del cambio
Implementar kanban no es un paseo por el parque, especialmente para equipos acostumbrados a otras estrategias de gestión de proyectos. Al introducir kanban en su organización, es importante enfatizar tres principios de gestión del cambio.
Comienza con lo que sabes
Los objetivos que son demasiado vagos o demasiado elevados son difíciles de seguir y aún más difíciles de cumplir. Kanban alienta a los equipos a evaluar su capacidad, habilidad y disponibilidad, y solo luego agregar tareas claras y concisas según sea necesario. Este enfoque medido lo ayuda a crecer de manera sostenible, avanzando hacia las metas todos los días.
Acordar perseguir un cambio incremental y evolutivo
Kanban está diseñado para una mejora lenta y constante, por lo que todos los miembros del equipo involucrados en el proceso kanban deben comprometerse con un cambio gradual. Aunque puede ser difícil acostumbrarse a eso, dividir los grandes cambios en partes más pequeñas se traduce en menos resistencia por parte de la alta dirección, menos errores y cargas de trabajo más manejables.
Fomentar actos de liderazgo en todos los niveles.
En un entorno de trabajo orientado a Kanban, cualquiera puede hacerse cargo de los problemas que surjan. Anderson sugiere fomentar una cultura de aliento y colaboración en la que los miembros del equipo estén dispuestos y puedan ayudarse mutuamente a resolver problemas y alcanzar los objetivos finales.
Principios de prestación de servicios
Una organización se compone de cientos de servicios independientes. Para mantener el equilibrio, Kanban sugiere adherirse a tres principios principales de prestación de servicios.
Centrarse en las necesidades del cliente
Saber qué necesita su cliente, por qué lo necesita y sus expectativas debe impulsar su gestión de proyectos kanban. Siempre ponga al cliente primero cuando esté pensando en cómo priorizar el trabajo pendiente, administrar el presupuesto o solucionar problemas.
Deje que las personas se autoorganicen en torno al trabajo administrado
Permitir que los equipos de desarrollo elijan en qué trabajan y cómo lo logran ayudará a administrar el flujo, los capacitará para convertirse en líderes y se asegurará de que no haya demasiado trabajo en sus manos.
Revisar periódicamente la red de servicios y sus políticas
Después de entregar cientos de proyectos, seguramente aprenderá cómo trabaja su equipo y qué quieren sus partes interesadas. Para continuar mejorando la satisfacción del cliente y los resultados comerciales, tómese un tiempo para revisar y actualizar sus políticas con regularidad.
Primeros pasos con kanban
Kanban tiene el potencial de conectar a los ingenieros con los clientes, promover la colaboración interna y la transparencia, y ejecutar proyectos complejos 一 sin causar agotamiento. Debido a la flexibilidad de kanban, los desarrolladores y gerentes de proyectos tienen el poder de diseñar sus propias políticas, corregir el rumbo y encontrar oportunidades para ir más allá.
Fuente:
Todo proyectos 
Un comentario en “Kanban: una guía completa para principiantes”