¿Qué es 5S?

Crear un lugar de trabajo seguro y organizado ayuda a los miembros de su equipo a optimizar la productividad, la eficiencia y el rendimiento de las instalaciones. La pregunta es cómo puede desarrollar un entorno de trabajo estandarizado que promueva la fabricación ajustada.

Si bien existen muchos marcos organizativos diseñados para respaldar las operaciones Lean, uno de los mejores para los equipos que trabajan en espacios físicos se conoce como 5S. La metodología 5S tiene sus raíces en Toyota Motor Corporation, que se considera que ha revolucionado las prácticas de fabricación en todo el mundo, y se ha utilizado para mantener los espacios de trabajo limpios, organizados y seguros. Al adoptar 5S, los equipos pueden ver una mayor productividad y las empresas pueden operar de manera más rentable.

Pero no todos los líderes empresariales y gerentes de equipo entienden qué son las 5S o por qué pueden ayudarlos. En este artículo, aprenderá todo lo que necesita saber sobre 5S, incluidos los conceptos y beneficios, y cómo implementarlo en su organización.

¿Qué es 5S?

5S es una metodología para organizar un espacio de trabajo. Los pilares de las 5S significan «clasificar», «poner en orden», «brillar», «estandarizar» y «sostener». Algunos practicantes ahora también incluyen una sexta S, que significa «Seguridad».

El sistema 5S fue desarrollado originalmente por Toyota y es parte de la metodología Lean. Sin embargo, desde su creación, las 5S han sido adoptadas por empresas de una amplia gama de industrias.

Prácticamente cualquier empresa de fabricación puede experimentar los beneficios mediante el uso de 5S. Algunos de estos beneficios incluyen:

• Costos reducidos
• Mayor productividad
• Mejora de la calidad del producto
• Mayor seguridad
• Mayor longevidad del equipo

Aunque 5S ha existido durante décadas, algunas organizaciones recién ahora se están dando cuenta de las ventajas de esta metodología comprobada.

Por ejemplo, el gobierno indio lanzó recientemente una nueva iniciativa para incentivar a las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYME) a ​​adoptar prácticas de manufactura esbelta y 5S. Conocido como el Programa MIPYME Competitivo (LEAN) , estos esfuerzos están diseñados para ayudar a las empresas de la India a mejorar la productividad, la calidad y el rendimiento.

Además de 5S, el programa fomenta el uso de principios como Kaizen, Kanban y Poka-yoke. El gobierno indio confía tanto en que 5S ayudará a las MIPYME a competir en el mercado global que el programa renovado contribuirá con el 90 % de los gastos de implementación de estas metodologías.

Ahora que sabemos qué es 5S, exploremos sus orígenes.

Traducción del japonés

La metodología 5S y el marco de manufactura Lean asociado fueron desarrollados por profesionales de Toyota.

Los creadores del marco estaban tratando de resolver múltiples desafíos comerciales. Es decir, querían reducir el tiempo sin valor añadido, aumentar la eficiencia del trabajo, promover la seguridad y optimizar la eficacia de la organización.

La metodología se basó en estas cinco palabras japonesas:

1. Seiri
2. Seiton
3. Seisou
4. Seiketsu
5. mierda

En inglés, estas palabras clave 5S se traducen de la siguiente manera:

1. Clasificar. Eliminar acciones innecesarias y comportamientos derrochadores.
2. Enderezar. Organice el equipo, el inventario y la maquinaria que quedan.
3. Brillar. Limpiar, inspeccionar y mejorar el área de trabajo.
4. Estandarizar. Escriba estándares fáciles de seguir para el marco 5S.
5. Sostener. Aplicar consistentemente los estándares 5S recientemente definidos.

Al igual que la metodología Lean en sí misma, 5S sigue pasos secuenciales, por lo que no puede avanzar al siguiente principio hasta que haya abordado adecuadamente el anterior.

Por ejemplo, no puede comenzar a limpiar e inspeccionar su área de trabajo hasta que haya eliminado el desorden innecesario y organizado los artículos restantes.

Antes de poder aplicar los principios de las 5S, primero debe comprender el alcance de cada uno de ellos. Con eso en mente, echemos un vistazo a cada uno de estos conceptos con mayor profundidad.

1. Ordenar

Este es sencillo: simplemente significa ordenar los elementos en su espacio de trabajo. Separe los artículos según lo que se necesita en esa área, lo que podría necesitarse en otro lugar, lo que alguien más podría necesitar y lo que se puede eliminar.

Mientras clasifica, probablemente encontrará que es fácil identificar elementos que pertenecen a un área determinada. Sin embargo, agrupar artículos en otras categorías puede volverse difícil rápidamente.

Por ejemplo, algunos artículos pueden caer en algún lugar entre «puede necesitar» y «deshacerse de». Naturalmente, no desea descartar algo que puede tener valor, pero tampoco desea atascar sus instalaciones con un montón de basura inútil.

Para acelerar su proceso de clasificación, sugerimos hacer estas preguntas cuando evalúe si un equipo es necesario:

• ¿Cuál es el propósito de este artículo?
• ¿Cuándo fue la última vez que se utilizó este artículo?
• ¿Con qué frecuencia usamos este artículo?
• ¿Es necesario que este artículo esté aquí o en otro lugar?
• ¿Quién usa este artículo?

Una vez que haya determinado qué artículos se pueden eliminar, considere reasignarlos a un departamento diferente. Si ningún otro departamento los necesita, puede almacenarlos, venderlos o reciclarlos.

Si no está seguro de qué hacer con un artículo en particular, colóquele una etiqueta roja. El etiquetado rojo es una táctica común de las 5S que lo ayuda a ordenar de manera más eficiente y al mismo tiempo garantiza que los elementos potencialmente útiles no se descarten.

Los artículos de etiqueta roja deben moverse a un espacio separado, que esencialmente servirá como objetos perdidos y encontrados. Los miembros del equipo pueden revisar los elementos con etiquetas rojas y reclamar lo que pertenece a su espacio de trabajo.

2. Establecer en orden

También conocido como «enderezar», Poner en orden significa esencialmente organizar su espacio de trabajo. Este paso será mucho más fácil ahora que ha clasificado todas las cosas que viven en otros lugares.

A medida que se alisa, debe implementar algunas prácticas recomendadas, como:

• Asegurarse de que cada artículo tenga un hogar
• Confirmar que la ubicación tiene sentido: los elementos similares se agrupan, los elementos de uso frecuente son de fácil acceso, etc.
• Organizar artículos similares en contenedores y etiquetarlos

El objetivo de mantener todo ordenado es evitar perder el tiempo buscando una herramienta fuera de lugar, caminar hacia y desde diferentes áreas o retrasar el trabajo debido a algún atraco evitable.

Como parte de estos esfuerzos, es una buena idea etiquetar los artículos que no se pueden almacenar en un contenedor y crear un hogar permanente para todo. Un ejemplo clásico implica hacer un tablero de sombra para herramientas manuales, de modo que quede claro cuándo se ha perdido una pieza del equipo.

Durante el proceso de alisado, la eliminación de residuos debe estar en la parte superior de su lista de prioridades. Aquí, el “desperdicio” puede tomar muchas formas, incluyendo:

• Defectos
• movimiento adicional
• tiempo de espera
• Inventario excesivo
• Procesamiento adicional
• Superproducción
• Transporte innecesario
• Talento utilizado o infrautilizado

Al eliminar el desperdicio y crear un hogar permanente para todo, puede preparar a su equipo para el éxito y lograr sus objetivos de productividad.Con la metodología 5S, su empresa puede reducir costos, promover la seguridad en el lugar de trabajo, mejorar la calidad del producto, aumentar la vida útil del equipo, hacer más y optimizar el uso del espacio.

3. Brilla

Este paso se refiere a la limpieza y pulido de artículos. Por ejemplo, su equipo deberá desinfectar e inspeccionar a fondo su equipo. Este también es un buen momento para realizar un mantenimiento preventivo o de rutina.

Aquí hay una lista de verificación simple de Shine que puede usar para impulsar sus esfuerzos:

• Limpie y desinfecte el equipo.
• Examine el desgaste de la herramienta y evalúe la vida útil restante.
• Desmontar grandes piezas de equipo para inspeccionar la calidad de los componentes.
• Identifique cualquier problema recurrente, como manchas o señales de goteo o fugas en la maquinaria.
• Asegúrese de que todos cumplan con los protocolos de limpieza adecuados para evitar daños al equipo.

No asigne estas responsabilidades simplemente a su personal de limpieza, involucre a todos. Hacerlo hará que los miembros del equipo se involucren más en sus áreas de trabajo, dándoles un sentido de orgullo y ayudándolos a familiarizarse con el aspecto que debe tener su equipo.

Al mantener un espacio de trabajo limpio y tomar nota de cualquier desviación del funcionamiento normal de las cosas, los trabajadores pueden detectar los problemas antes de que se intensifiquen. En última instancia, esto ayudará a su organización a ahorrar tiempo y dinero.

4. Estandarizar

El paso de estandarizar implica crear un sistema para abordar repetidamente los primeros tres pilares S. Aquí es donde hace que su marco 5S sea escalable.

La estandarización también puede significar implementar un cronograma que refleje cuándo se realizarán estas diferentes tareas. Establezca las mejores prácticas para realizar cada tarea y documente estos nuevos protocolos en detalle.

Además de crear prácticas repetibles, debe definir claramente la frecuencia con la que se debe realizar cada proceso.

Por ejemplo, puede decidir repetir los procesos Ordenar, Ordenar y Brillar todos los meses. Alternativamente, repetir estos pasos antes de comenzar cada nuevo proyecto puede funcionar mejor para su organización. Puede adaptar este aspecto del método 5S para alinearlo con las necesidades de su empresa, pero asegúrese de compartir estas expectativas con su equipo.

Si bien hay muchas formas de crear protocolos 5S estandarizados, recomendamos usar listas de verificación. Enumerar cada paso individual de sus procesos 5S hace que sea mucho más fácil para sus trabajadores adaptarse a ellos. Las listas de verificación también pueden servir como una excelente herramienta de auditoría, que puede usar para hacer que todos rindan cuentas.

Durante el paso de estandarización, asegúrese de recopilar comentarios de los miembros de su equipo. Compartir lo que aprende un equipo con otros equipos lo ayudará a refinar y difundir sus mejores prácticas en toda la organización.

5. Sostener

Una vez que haya establecido las mejores prácticas para mantener las cosas limpias, organizadas y estandarizadas, debe mantener sus esfuerzos. Esto se logra capacitando a los empleados sobre cómo completar las tareas de las 5S. También deberá implementar un sistema para verificar que este trabajo se realiza de manera rutinaria.

Si bien hay muchos factores en juego en estas diversas tareas, el apoyo gerencial es quizás el componente más integral de un programa 5S exitoso. Si su equipo ve que el equipo de gestión está comprometido con 5S y Lean, ellos también lo estarán. Por el contrario, si los gerentes vacilan o se vuelven indiferentes, es probable que sus equipos hagan lo mismo.

Además, recuerda que la formación es una inversión continua. Como tal, debe proporcionar continuamente a su personal nuevas oportunidades de capacitación, especialmente si realiza cambios importantes en el lugar de trabajo.

Por ejemplo, si su organización adopta nuevos productos, equipos o reglas, debe proporcionar capacitación especial para que todos estén al tanto de estas actualizaciones.

Por último, sus esfuerzos de Sustain deben incluir una combinación de auditorías e informes de rendimiento. Las auditorías revelarán equipos que pueden estar rezagados en el cumplimiento de las 5S, mientras que las evaluaciones de desempeño individual le brindan la oportunidad de identificar y reconocer a sus empleados más valiosos.5S es una metodología adoptada por el fabricante de automóviles japonés Toyota para mantener los espacios de trabajo limpios, organizados y seguros.

La sexta S — Seguridad

Hay dos escuelas de pensamiento predominantes en la sexta S, Seguridad.

Algunas organizaciones creen que la implementación adecuada de los procedimientos de fabricación Lean basados ​​en el marco de las 5S promoverá, en consecuencia, una seguridad en el lugar de trabajo optimizada. Otros consideran que la seguridad es tan importante que eligen abordarla como un paso separado en la metodología Lean.

Se puede presentar un fuerte argumento a favor de cualquiera de los dos enfoques.

Por ejemplo, implementar Sort, Straighten y Shine tendrá un impacto medible en la seguridad del lugar de trabajo. Estos conceptos generan un entorno más limpio, menos desordenado y más organizado para su personal. Dado que Shine también incluye un componente de mantenimiento de herramientas, este paso puede ayudar a prevenir accidentes en el lugar de trabajo relacionados con el equipo.

Sin embargo, algunas prácticas de seguridad no se abordan específicamente en 5S. Un ejemplo clásico es que el marco no proporciona una dirección clara sobre la necesidad de una señalización de seguridad adecuada.

Si considera que esta señalización es un componente de un entorno de trabajo «limpio», su organización probablemente abordará esta inquietud durante la etapa Enderezar o brillar. Pero si su equipo no comparte esta visión, es posible que se pase por alto la señalización a medida que avanzan en las 5S.

Al mantenerse más organizadas, las empresas pueden experimentar muchos beneficios. Con 5S, puede:

• Ahorrar dinero. Los miembros del equipo pasarán menos tiempo buscando las herramientas necesarias y más tiempo trabajando. También perderán menos artículos, lo que reducirá los costos de compra de reemplazos.
• Lograr una mayor productividad. Dado que los empleados ya no tendrán que perder el tiempo buscando herramientas o clasificando cajones de basura, pueden concentrarse más en actividades productivas.
• Asegurar un uso más eficiente del espacio. Al eliminar todo lo innecesario de un espacio de trabajo, puede reducir el desorden y la congestión. Si lo hace, permitirá a su equipo progresar de una tarea a otra de manera segura y eficiente.
• Mejorar la calidad del producto. Su producto terminado será mejor porque los empleados tendrán las herramientas que necesitan organizadas de la manera más pragmática posible. En última instancia, esto les permitirá sobresalir en su trabajo.
• Aumente la seguridad. Como se menciona en la sexta S, puede evitar muchos accidentes en el lugar de trabajo limpiando los espacios y manteniéndolos organizados. La disminución de la frecuencia de accidentes no solo protege a su personal, sino que también aísla a su negocio de responsabilidades.
• Maximice la longevidad del equipo. La limpieza de rutina prolongará la vida útil de su equipo. Encontrar y resolver problemas con artículos mientras aún son menores reducirá los gastos de mantenimiento y evitará costosos tiempos de inactividad.

Comience con 5S hoy

Los beneficios de 5S son innegables. Con esta metodología comprobada, puede reducir costos, promover la seguridad en el lugar de trabajo, mejorar la calidad del producto, aumentar la vida útil del equipo, hacer más y optimizar el uso del espacio.

Cuando esté listo para adoptar este marco, considere cómo implementar 5S en su empresa. El enfoque exacto que utilice dependerá del tamaño de su empresa y de las estructuras de gestión del trabajo existentes que ya tenga.

Hable con los jefes de departamento y las partes interesadas de su negocio sobre cómo se pueden implementar las tácticas 5S en sus respectivas áreas. Luego, comience a trabajar con el proceso 5S con su equipo. Antes de que se dé cuenta, estará listo para cosechar los beneficios de este marco revolucionario.