Los fundamentos de la gestión de proyectos.

La frase «gestión de proyectos» aparece en todas partes en los negocios. Usted sabe que involucra la gestión de proyectos, pero puede ser difícil definir o distinguir este proceso de todas sus otras prácticas comerciales. Por lo que parece, la gestión de proyectos podría incluir casi cualquier cosa.

Si se pregunta si su empresa necesita gerentes de proyecto dedicados, qué implica el rol de un gerente de proyecto u otras formas de implementar la gestión de proyectos, comience aquí. Describiremos los conceptos básicos de la gestión de proyectos, por qué aparece en muchas áreas diferentes y los pasos comunes que implica.

Definición de gestión de proyectos

La gestión de proyectos se puede definir como la ciencia y la práctica de las tareas de planificación, orientación y seguimiento. Estas tareas a menudo deben ser completadas por varias personas para lograr un objetivo comercial dentro de un marco de tiempo y presupuesto finitos. Los métodos, herramientas, habilidades y conocimientos formalizados son partes importantes del proceso.

La gestión de proyectos también puede ocurrir fuera del negocio. Cada vez que dirige a varias personas en una serie compleja de tareas para lograr un objetivo con una fecha límite y un presupuesto, está practicando la gestión de proyectos. En los negocios, sin embargo, el proceso ha sido estudiado, refinado y formalizado. Hay una revista internacional, un instituto sin fines de lucro y un organismo de certificación dedicado a la gestión de proyectos. La práctica aparece ampliamente en transporte, infraestructura, construcción, desarrollo de productos, finanzas, leyes, TI, marketing y atención médica.

En casa, un proyecto podría ser construir un cobertizo, planear una fiesta de cumpleaños o tejer un suéter. Sin embargo, un proyecto tiene un significado más específico para una empresa o cualquier otro tipo de organización. Para comprender la gestión de proyectos, es útil definir de qué tipo de proyecto estamos hablando.

Definición de un proyecto

En los negocios, un proyecto es una serie de actividades que dan como resultado un nuevo producto o servicio, están limitadas por un cierto presupuesto y marco de tiempo, y requieren que varias personas las completen. Los ejemplos de proyectos incluyen eventos, publicaciones, construcción y desarrollo de procesos. Algunas organizaciones se ejecutan completamente en proyectos, mientras que para otras, un proyecto puede ocurrir además de las operaciones diarias.

Un proyecto que necesita gestión es un evento único que conduce al cambio, implica riesgo y está inherentemente limitado por el tiempo. Ya sea que tarde un mes o cinco años en completarse, el proyecto tiene un comienzo, un medio y un final. Eso significa que la gestión del tiempo y el establecimiento de objetivos son aspectos importantes de la ejecución de un proyecto, y que no puede llamarse proyecto si no está vinculado a una fecha límite o al logro de objetivos comerciales únicos y medibles. Cuanto más complejo sea el proyecto, más útil será un proceso de gestión formalizado.La gestión de proyectos es la planificación y el seguimiento de actividades complejas para lograr un objetivo comercial dentro de un marco de tiempo y presupuesto finitos.

Comprender la gestión de proyectos

A lo largo del siglo XX, varios factores llevaron a la formalización de la gestión de proyectos como un conjunto diferenciado de conocimientos y experiencia. Desde la Primera Guerra Mundial hasta el alunizaje, este período vio avances en las comunicaciones, la ingeniería y el transporte. Solo piense en los ferrocarriles, los viajes aéreos y el eventual desarrollo de los teléfonos móviles. De repente, la información y los recursos podían viajar mucho más rápido, y las personas necesitaban nuevas formas de realizar un seguimiento de tantas piezas móviles costosas y de alto riesgo.

Al principio, personas como Henry Gantt y Frederick Taylor desarrollaron teorías y métodos para visualizar procesos de trabajo para mejorar la eficiencia y la planificación. El diagrama de Gantt que asigna tareas en el eje vertical y tiempos en el eje horizontal sigue siendo uno de los métodos más comunes para administrar proyectos. Taylor aportó ideas sobre cómo aumentar la eficiencia y la motivación. En la década de 1960, un grupo de administradores formó el Project Management Institute (PMI) para compartir conocimientos y estandarizar herramientas y procesos. La gestión de proyectos se afianzó en ingeniería, construcción y defensa.

Ahora se usa en casi todas partes donde las personas hacen negocios o planifican esfuerzos grupales que necesitan controles de tiempo, calidad y costo. Ya sea en atención médica, TI, marketing, finanzas o derecho, las organizaciones necesitan profesionales para coordinar los detalles del proyecto y vincularlos con objetivos más amplios. Las industrias orientadas a los servicios a menudo se organizan completamente en torno a una serie de proyectos. Otras empresas pueden iniciar proyectos fuera de las actividades normales de ventas o servicios iterativos.

Beneficios de la gestión de proyectos

Quizás se pregunte por qué usamos la gestión de proyectos o exactamente cómo puede beneficiar a su organización. Los beneficios de la gestión de proyectos incluyen:

• Hacer que todos rindan cuentas. Asignar y documentar la finalización de tareas significa que todos saben qué hacer y cuándo. Los trabajadores están motivados al informar sobre su trabajo, pero también pueden ver por qué su trabajo es importante porque está claro cómo se relaciona con otras tareas y el objetivo más amplio.
• Identificar y resolver problemas rápidamente. El análisis y la gestión de riesgos son aspectos importantes de la gestión de proyectos. Cuando el proyecto se traza en detalle, es más fácil anticipar dónde pueden surgir desafíos y reorganizar los pasos según sea necesario.
• Mantener las cosas en movimiento en la dirección correcta. Cuando hay muchos grupos o partes interesadas involucrados, puede ser fácil que un proyecto se detenga en la discusión, se estanque cuando los recursos no están disponibles o se desvíe en una nueva dirección que nadie anticipó. La gestión de proyectos garantiza que el trabajo se conecte con un objetivo claro y puede identificar dónde los obstáculos bloquean el camino.
• Garantizar el uso eficiente de los recursos. Ninguna organización quiere gastar tiempo y dinero en actividades que no les ayudan a alcanzar sus objetivos. La gestión de proyectos garantiza que estos y otros recursos respalden un objetivo claro.
• Mejorando la comunicación. La gestión de proyectos puede proporcionar una fuente única de veracidad y documentación. Mantiene a los miembros del equipo en la misma página para saber dónde está el proyecto y hacia dónde se dirige.
• Habilitación del control de calidad. Debido a que supervisa el proceso de principio a fin, la gestión de proyectos puede identificar y corregir las debilidades o los pasos perdidos y confirmar que el producto final coincida con los objetivos articulados en las etapas de planificación.
• Mantener felices a las partes interesadas. El seguimiento de la finalización de un proyecto permite comunicarse claramente con las partes interesadas para asegurarles que se está avanzando.
• Lo que conduce a mayores posibilidades de éxito. En última instancia, todos estos factores se combinan para hacer que los resultados difíciles sean alcanzables. No es solo que la gestión de proyectos tenga ventajas: muchos proyectos serían imposibles o ineficaces sin ella. Corre el riesgo de perder tiempo y recursos, perder relaciones con partes interesadas decepcionadas o desinformadas e incluso el fracaso total de un proyecto determinado.

Cuanto más complejo sea el proyecto, más útil será un proceso de gestión formalizado.

El proceso de gestión de proyectos

Aunque toma diferentes formas en todas las industrias, se entiende universalmente que la gestión de proyectos incluye ciertas tareas. El PMI identificó cinco fases de la gestión de proyectos:

• Iniciando. Esta fase se trata de averiguar qué quieren las partes interesadas y articular la visión del resultado. Es el establecimiento de metas deliberadas y metodológicas. Puede implicar escribir un acta de constitución del proyecto o un caso de negocio para obtener la aprobación, recibir financiación o justificar el esfuerzo. También incluye comprender el presupuesto, el alcance y el cronograma.
• Planificación. Esta fase se trata de dividir el proyecto en partes procesables, preparar un sistema para hacerlo realidad y comunicar el plan a todos los miembros del equipo y las partes interesadas. Establece el «cómo» del proyecto para que todos sepan lo que deben hacer. El gerente del proyecto debe considerar el presupuesto y la infraestructura al crear una estructura de desglose del trabajo, anticipar el riesgo y planificar cómo manejarlo.
• ejecutando. En esta fase, el director del proyecto pone el plan en acción. Eso significa asignar recursos y garantizar que todos tengan lo que necesitan para hacer su trabajo. Incluye documentación, desarrollo de equipos, participación de las partes interesadas, actividades de control de calidad, seguimiento de estado y pronósticos. Esencialmente, el gerente del proyecto coordina y evalúa activamente cómo van las cosas.
• Monitoreando y controlando. La evaluación también ocurre aquí, pero esta fase es más receptiva. En este punto, es importante tomar medidas para corregir o prevenir problemas. Podría surgir un cambio en el alcance y podría ser necesario ajustar todo el proyecto. Esta fase implica mantener las cosas en orden, comunicarse con las partes interesadas según sea necesario y realizar un control de calidad.
• Clausura. El cierre formal de un proyecto puede incluir la entrega de activos finales, la celebración de una reunión para discutir cómo fue, archivar registros y celebrar la finalización.

Empezar a trabajar en la gestión de proyectos

Con suerte, ahora está claro que la gestión de proyectos no es solo una forma vaga de hablar sobre estar a cargo de las cosas. Se ha desarrollado a partir de sus raíces en la ingeniería, el transporte y la comunicación para convertirse en una práctica empresarial diferenciada.

Los gerentes de proyecto son apasionados por la organización, la eficiencia y el trabajo en equipo. Dedicar tiempo y recursos a la gestión de proyectos deliberada y calificada puede producir grandes beneficios para cualquier empresa que esté limitada por el presupuesto, el alcance y las limitaciones de tiempo. Los gerentes de proyecto pueden comenzar siguiendo los pasos básicos de planificación, orientación, evaluación y seguimiento de un proyecto único hasta que esté terminado.

El siguiente paso es aprender más sobre los diversos métodos de gestión de proyectos, especialmente aquellos desarrollados recientemente con nuevos avances tecnológicos y prácticas comerciales en las últimas décadas. Por ejemplo, el movimiento Agile ha aportado muchas ideas nuevas sobre la mejor manera de trabajar en industrias donde la tecnología cambia rápidamente y los equipos se enfrentan a cronogramas de producción ajustados. El mejor método para usted dependerá de su industria, escala y objetivos.