PDCA (Plan-Do-Check-Act): guía práctica paso a paso

Las empresas más exitosas son las que pueden mantenerse al día con el cambio. Para estar al tanto de las crecientes necesidades del mercado, las empresas deben adaptarse a los nuevos desafíos y responder a las demandas del mercado. Pero liderar el cambio puede ser difícil, y descubrir por dónde empezar puede resultar desalentador.

El ciclo planificar-hacer-verificar-actuar (PDCA) es una estrategia de gestión ajustada que ayuda a los líderes a dominar la mejora continua. Es una guía para crear cambios en los procesos de negocio.

Mejora continua

¿Qué es PDCA?

PDCA significa «planificar, hacer, verificar, actuar». Es un marco de gestión para lograr la mejora y el crecimiento constante dentro de una empresa. PDCA también se conoce a veces como la rueda de Deming (en honor a su fundador de la década de 1950, William Deming) y el ciclo de Shewhart (llamado así por el mentor de Deming, el físico Walter A. Shewhart).

El ciclo PDCA incluye planificar objetivos, implementar (hacer) nuevas estrategias, verificar resultados y decidir cómo actuar en función de esos resultados. Es una estrategia continua que se repite continuamente, como muestra el diagrama circular. El marco PDCA es un método científico aplicado a la gestión empresarial.

Las 4 etapas del ciclo PDCA

Analicemos cada una de las cuatro etapas del ciclo PDCA, incluido lo que son, lo que implica y lo que se requiere en cada etapa. Preste atención a cómo fluyen estas etapas de una a otra y luego de vuelta al principio. PDCA tiene que ver con lograr el crecimiento a través del cambio continuo.

1. planificar el ciclo PDCA

La primera etapa en PDCA es definir el objetivo que espera lograr y determinar los procesos que se necesitarán para cumplirlo.

Aquí es cuando creas la base para tu ciclo PDCA. Piense en ello como un experimento que está ejecutando. Delinear un objetivo simple y un conjunto de procesos es fundamental antes de pasar a la siguiente etapa. También debe planificar cómo medirá el éxito del experimento. La identificación de los KPI al principio garantizará que pueda medir objetivamente el éxito más adelante.

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Por ejemplo, supongamos que un gerente está buscando una manera de ayudar a su equipo a adaptarse a un horario de trabajo híbrido. El primer paso sería definir el objetivo y el proceso para llegar allí. En este caso, el objetivo podría ser mantener la productividad mientras se trabaja como un equipo híbrido. El proceso podría implicar la creación de una junta de gestión de proyectos para que los miembros del equipo la gestionen durante sus horas de trabajo flexibles. El éxito del experimento puede medirse utilizando indicadores clave de rendimiento, como la cantidad de proyectos completados en un período de dos semanas.

2. Hacer

Luego, ponga su plan en acción para probar teorías sobre procesos o estrategias. Si este paso requiere un esfuerzo de equipo, es importante organizar y reunir recursos para garantizar que todos sepan de qué son responsables.

Asegúrese de seguir el plan exactamente como se presentó en la etapa anterior. Cumplir con el plan le ayudará a realizar un seguimiento de qué pruebas o estrategias funcionaron y cuáles no.

En nuestro ejemplo del equipo que presenta un cronograma híbrido, aquí es cuando pondrían en práctica su proceso de usar un tablero de administración de proyectos durante dos semanas, asegurándose de mantener esa estrategia todo el tiempo. El gerente o líder del equipo deberá tener cuidado de no asignar ningún trabajo a los miembros del equipo a través de ningún otro método que no sea la junta, ya que desviarse del plan puede afectar los resultados posteriores.

3. Comprobar

Analizar los resultados del plan implementado. Busque formas en que el plan lo ayudó a alcanzar sus objetivos o formas en las que se quedó corto. Aquí es donde los KPI definidos en el paso uno serán muy útiles.

No ejerza demasiada presión sobre los aspectos fallidos del ciclo. Recuérdese a sí mismo y a su equipo que el PDCA es una especie de método científico, por lo que quedarse corto no es realmente un fracaso: es un resultado informativo de su prueba.

En esta etapa, el gerente de nuestro ejemplo de equipo híbrido analizaría la cantidad de proyectos completados y la compararía con la cantidad de proyectos completados en el período de tiempo anterior. También pueden consultar con los miembros del equipo para preguntar si hay ajustes en el proceso que les gustaría explorar.

4. Actuar

Finalmente, tome sus hallazgos de la etapa de «comprobación» y determine qué mejoras desea implementar de forma permanente y qué cambios desea realizar en el próximo ciclo de PDCA. Esta última etapa desemboca directamente en la etapa de planificación inicial del siguiente ciclo. Ahora que se completó un ciclo, puede usar sus nuevos conocimientos para comenzar a planificar un nuevo ciclo.

Revisando nuestro ejemplo una vez más, el gerente del equipo híbrido determinaría si el tablero del proyecto debería convertirse en un elemento permanente y qué mejoras hacer para el próximo ciclo antes de comenzar de nuevo. Por ejemplo, en el próximo período de dos semanas, pueden asignar fechas de vencimiento a cada proyecto para mantener las cosas en movimiento de manera oportuna.

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Ejemplo: cómo PDCA permitió a Sony acelerar en un 800 %

A medida que la evolución de los juegos comenzó a acelerarse, Sony Interactive Entertainment (SIE) necesitaba una forma de mantenerse al día y garantizar que la experiencia del usuario continuara a la altura de la reputación de SIE.

SIE decidió que necesitaba simplificar la administración del contenido del sitio web incorporándolo internamente y aumentando la cantidad de actualizaciones realizadas en el contenido. La empresa también quería brindar un mejor soporte a través de la creciente cantidad de dispositivos utilizados por sus clientes.

Usando un marco PDCA, SIE pudo acelerar la producción de su sitio web en un 800%. La empresa hizo esto al probar diferentes métodos para administrar contenido y simplificar el proceso de envío de mensajes en todos los dispositivos.

Cuándo usar planificar-hacer-verificar-actuar

PDCA es útil cada vez que necesita mejorar un proceso o gestionar cambios. Ya sea que se trate de crear una estrategia para un producto completamente nuevo o de realizar cambios en los métodos existentes, PDCA ofrece un marco estratégico para ayudar a guiar el cambio.

Los gerentes y líderes pueden usar un ciclo PDCA para:

Crear un proceso para una nueva herramienta o producto

Realizar cambios en un proceso actual

Construir una cultura de mejora continua

Ajuste para cumplir con nuevos estándares o regulaciones

Probar posibles soluciones antes de la implementación

Agilice las tareas que consumen mucho tiempo

Cambiar a un modelo de equipo remoto

Primeros pasos con PDCA

PDCA ayuda a las organizaciones a mantenerse al día con el cambio. Al tratar las iniciativas comerciales como un ciclo (en lugar de una línea recta), puede utilizar los resultados de PDCA para avanzar continuamente.

Para introducir un cambio continuo, comience definiendo su objetivo comercial y los procesos necesarios para alcanzar ese objetivo. Describa el objetivo a fondo y describa los procesos claramente. Recuerde, su equipo deberá apegarse al plan, así que asegúrese de que no haya lugar para la confusión.

Fuente: https://business.adobe.com/blog/basics/plan-do-check-act-pdca-cycle